IDL Xlslink - Lire et exporter des données avec MS Excel

Introduction

IDL Xlslink est un complément Excel allégé pour capturer, fournir et évaluer des données en interaction avec la base de données IDL KONSIS FORECAST. IDL Xlslink est intégré dans Microsoft® Excel en tant que complément et se connecte aux bases de données IDL Konsis via l'application principale IDL Xlslink. Cela permet un accès direct aux données stockées dans la base de données IDL.

Il peut être écrit de Microsoft Excel dans la base de données IDL et donc dans ses applications, ainsi que transféré dynamiquement et avec précision de cellule de IDL Konsis à Microsoft Excel. Les représentations et la mise en forme peuvent être sélectionnées individuellement dans Microsoft® Excel comme à l’accoutumée. Ceci permet ainsi de simplement configurer des formulaires standard pour les notes individuelles du Groupe, de remplir dynamiquement des formats d'évaluation et de présentation spécifiques au client ou de mettre en place des packages de reporting spécifiques à l'utilisateur. Il n'y a donc pratiquement aucune limite aux options d'évaluation et de présentation propres au client.

IDL Xlslink travaille en étroite collaboration avec Microsoft® Excel. De ce fait, la connaissance de base des applications Microsoft® Excel est essentielle pour comprendre le sujet IDL Xlslink.

Portée fonctionnelle de IDL Xlslink

Structure illustrative de l'application

Application Principale IDL Xlslink

Registre Excel

1) Créer un nouveau documents : Cliquer sur le bouton pour créer un nouveau fichier Excel.

2) Ouvrir un document existant : Sélectionne un fichier Excel existant pour l’ouvrir via la fenêtre de répertoire.

Registre Excel –> Outils

1) Installer Excel AddIn : Pour pouvoir utiliser IDL Xlslink, l'AddIn doit être installé une fois après le premier démarrage du programme.

2) Déinstaller Excel AddIn : La désinstallation est également possible.

3) Convertir les anciens documents : active la conversion de fichiers individuels, qui peuvent être sélectionnés dans la boîte de dialogue suivante. Cliquez sur « OK » pour lancer la conversion.

Les tables qui ont déjà été créées avec IDL.Connector doivent être converties pour être compatibles avec IDL Xlslink. Lors de la conversion, les formules IDL.Connector sont remplacées par des formules IDL Xlslink. De plus, une copie de sauvegarde du fichier original est créée et marquée avec « .001 » à la fin du nom du fichier, à condition qu’aucun autre type de fichier n’ait été défini pour cette extension dans le panneau de configuration. Les résultats existants ne sont pas transférés. Pour cela, les tableaux doivent être convertis puis décompressés dans Excel.

4) Convertir les anciens documents (batch): permet la conversion simultanée de tous les dossiers dans un dossier. A cet effet, le dossier dans lequel sont compilés les classeurs à convertir doit être sélectionné à ce stade. La conversion commence en entrant « OK ».

Si la conversion est terminée avec succès, le message suivant apparaîtra :

IMPORTANT : Ne travaillez dans aucune (!) feuille de calcul Excel pendant la conversion, car Excel est contrôlé à distance. Toute action dans les tableaux Excel donnera lieu à un message d'erreur lors de la conversion.

Lors de la conversion, les formules IDL.Connector sont remplacées par des formules IDL Xlslink. Ainsi, « IDLSetData » devient « IDLSetValue » et « IDLGetData » devient « IDLGetValue ». La conversion du fichier Excel peut aussi modifier le comportement des références IDL Xlslink par rapport à celles du fichier IDL.CONNECTOR.

Les valeurs avec un signe positif ou négatif sont affichées dans XLSLINK en fonction de certains identifiants de bilan/P&P:

• Pour les identifiants de bilan/P&P « 1, » « 4, » « 5, » « 6 » et « 9, », les montants débiteurs sont indiqués en valeurs positives et les montants créditeurs en valeurs négatives.
• Pour les identifiants de bilan/P&P « 2, » « 3, » « 7 » et « 8, » les montants créditeurs sont indiqués en valeurs positives et les montants débiteurs en valeurs négatives.

Les règles suivantes s'appliquent pour déterminer cet identifiant de bilan/P&P :

1. Si vous spécifiez une position conjointement avec un ID de rapport dans la formule, identifiant de bilan/P&P s'applique au plus élevé des éléments qui lui sont supérieurs dans la structure du rapport (analogue à l'affichage dans le rapport).
2. Si vous spécifiez une position sans spécifier d'ID de rapport dans la formule, identifiant de bilan/P&P s'applique à cette position.
3. Si vous ne spécifiez pas une certaine position (graphique des positions et numéro de position), la règle par défaut au point 5 s'applique.
4. Si vous ne spécifiez pas une position, mais un compte unique dans la formule, l’identifiant de bilan/P&P pour ce compte s'applique.
5. Sans déterminer identifiant de bilan/P&P selon les points précédents, l'affichage est le même que pour identifiant de bilan/P&P '1': les montants débiteurs apparaissent comme des valeurs positives et les montants créditeurs comme des valeurs négatives.

Si aucun identifiant de bilan/P&P ne peut être déterminé parce qu’il n’existe ni position unique ni compte unique (par exemple, spécification du numéro de compte avec un espace réservé « % », sélection en fonction de l’évolution de la transaction), les montants en débit apparaîtront comme des valeurs positives et les montants créditeurs comme des valeurs négatives. Cette procédure est utilisée si un plan de positions, un plan comptable et un numéro de compte, mais pas de position unique, sont spécifiés dans une référence de lecture. Si le compte est affecté à plusieurs positions, les valeurs de débit seront généralement affichées comme positives et les valeurs de crédit comme négatives.

5) Mot de passe Excel IDL (Nom fichier): Pendant le traitement par lots, la conversion de classeurs protégés par mot de passe peut prendre beaucoup de temps. Pour permettre une protection complète des données malgré le processus automatisé, le mot de passe (une feuille pour chaque mot de passe) peut être stocké dans un fichier vide. Ce fichier est lu via le bouton « IDL Excel password », afin que les fichiers à convertir puissent être décryptés automatiquement.

Registre IDL Konsis

Login

1) Ceci établit une connexion à la base de données IDL Konsis. Si une seule base de données a été saisie dans l’onglet « Settings », l’ouverture de session IDL Konsis a lieu immédiatement.

2) Si plusieurs bases de données ont été saisies, la base de données souhaitée doit être sélectionnée, et les données de connexion doivent être saisies.

3) Affichage de la connexion active du serveur. IDL Xlslink peut être utilisé dès que la connexion est affichée dans la barre.

Déconnecter – vérifier la connexion – état – réinitialiser

1) Fermer la session/Disconnect : La connexion aux bases de données IDL Konsis peut être déconnectée ici.

2) Tester la connexion/Check connection : Vous pouvez tester si une connexion existe maintenant. La note « Vrai » indique qu’une connexion est présente.

3) Afficher le statut/State : donne un aperçu des bases de données connectées.

4) Réinitialiser/Reset : Les requêtes ouvertes sont réinitialisées. Les processus en cours sont terminés.

Charger les paramètres – réinitialiser les paramètres / cache de valeur

1) Charge des données de base/Load settings : Lorsque vous cliquez sur le bouton, toutes les données de base seront chargées dans le cache en dehors d'Excel.

2) Vider le cache/Reset cache : Les dates des listes/menus/boîtes déroulantes sont supprimées du cache de valeur et réchargées.

Registre Paramètres/Settings

1) Définir les paramètres : Cliquer sur le bouton pour ouvrir une autre fenêtre "Settings" dans laquelle l'application peut être contrôlée. Les différentes options sont expliquées dans les sous-chapitres suivants.

2) Ouvrir le fichier INI : ouvre le fichier d'initialisation (.ini).

3) Ouvrir le répetoire d’installation : Ouvre un répertoire contenant, en plus du fichier INI, le dossier cache, le dossier LOG et le dossier XML. Si la journalisation est activée, les fichiers journaux seront stockés dans le dossier LOG (voir également la sous-section 2.4.2 numéro 3 paramètres de niveau de journalisation). Ceux-ci ne sont pas pertinents pour l'utilisateur IDL Xlslink, mais utiles pour la hotline IDL à des fins de dépannage.

Vue d'ensemble des paramètres

Paramètres généraux/General settings

1) Dossier de démarrage de Konsis : Spécification du chemin d'installation de IDL Konsis par rapport au dossier d'installation Xlslink. Entrée uniquement nécessaire pour l'installation du client, pas lors du démarrage via le navigateur web.

2) Chemn d’accès au KonsisClient : Spécification du chemin d'installation du client IDL Konsis. Ne doit être saisi que si elle diffère de l'installation IDL.Konsis.

3) Fichier Konsis INI : Spécification du fichier INI actuellement utilisé. Informations complémentaires sur le chemin dans IDL Konsis sous Aide -> Infos. Entrée uniquement nécessaire pour l'installation du client, pas lors du démarrage via le navigateur web.

4) Chemin d’accès au JRE Java : Spécification du chemin d'installation du JRE Java du client IDL Konsis. Peut être laissé vide. Ensuite, le chemin du Web-Start_Launcher ou de l'installation IDL Konsis est utilisé.

5) Paramètres du Log-Level : En cliquant sur le bouton, vous ouvrez une fenêtre où des paramètres de journalisation supplémentaires peuvent être entrés. Pour une enquête approfondie sur un problème par les développeurs IDL, des journaux peuvent être nécessaires. Dans ce cas, ces dossiers sont demandés par le personnel de la hotline.

Pour créer les journaux, une coche est définie dans cette fenêtre, le type de journalisation est sélectionné et confirmé par OK. Dans la deuxième étape, tous les protocoles de journalisation qui peuvent déjà exister doivent être supprimés (voir également Chapitre 2.4 Paramètres des onglets). Par la suite, la fonction défaillante est déclenchée ou l'espace de travail qui ne fonctionne pas comme prévu est mis à jour. De petites quantités de données, souvent une seule cellule, suffisent à déterminer la cause. Par la suite, la coche est à nouveau retirée et la fonction de protocole est désactivée afin de ne pas restreindre inutilement les performances. Les protocoles écrits doivent être transmis par courrier électronique à idlsupport@insightsoftware.com.

6) Pas d’écran d’accueil à la connexion : Supprime l'affichage de l'écran de démarrage du client Konsis à l'ouverture de session.

7) Mode de connexion: Seule l'option H peut être sélectionnée : « H » signifie Https, accès au serveur d'application (instance de serveur local ou cloud) requis. Cette entrée ne peut pas être modifiée au démarrage du Web (affichage grisé).

8) Langue : Contrôle de la langue nationale indiquée sur l'interface. Une modification est toujours effectuée au prochain démarrage de IDL Xlslink.

9) Vérifier: Liens externes : le commutateur vérifie la référence aux liens externes dans le classeur Excel. Si le commutateur est activé, lors de l'ouverture d'un tableau Excel avec des références de cellules vers d'autres tableaux Excel, il est immédiatement vérifié si ces liens existent toujours et, si nécessaire, un message d'erreur est émis.

10) XlsLink COM-UI-Ribbon : Le commutateur contrôle l'affichage du menu de IDL Xlslink dans Excel comme un menu ruban séparé (objet COM dynamique) ou dans le menu classique « Add-Ins ».

Préselection

Dans IDL Xlslink, les valeurs par défaut sont essentiellement copiées depuis IDL Konsis depuis l'application « Préselection des données à indiquer » (Abréviation « VOR »). Certains champs n'existent pas dans cette application. Les données doivent alors être maintenues dans chaque modèle de saisie. IDL Xlslink prend en charge l'utilisateur avec des champs supplémentaires dans la fenêtre « Préselection ». Les entrées du masque sont utilisées à l'ouverture des fichiers.

1) Option des soldes (clôture) : Il existe trois options de solde habituelles : ALT/BUC/NOUVEAU (les valeurs individuelles sont expliquées à la sous-section 4.2.5 Soldes des comptes).

2) Option des soldes CIG : quatre options sont disponibles : SUM/KON/KONO/KTK. (Les valeurs individuelles sont expliquées à la sous-section 4.3.1 Soldes des comptes).

3) Indicateur de la devise : une des cinq variantes peut être sélectionnée : LW pour la devise du pays, KW pour la devise du groupe, PW pour la devise parallèle, TW pour la devise de transaction, TWKZ pour le drapeau de devise de transaction.

4) Mode : les modes suivants sont définis S/M/C (les valeurs individuelles sont expliquées dans le champ « Mode » de la sous-section 4.1.4).

5) Système : Si une base de données est utilisée en permanence, nous vous recommandons de la saisir ici.

6) Groupe de conversion : Dans le cas de l'exportation directe, les mêmes utilisations possibles sont offertes qui existent dans IDL Konsis pour l'application IMPORT.

Bases de données

1) Système : Le système peut être renommé à volonté ici. Ceci s'applique uniquement au nom utilisé pour le traitement dans la formule IDL Xlslink. Ce nom librement sélectionnable est indépendant du nom de la base de données (point 2).

2) Base de données : Saisie de la base de données réelle à laquelle une connexion doit être établie.

3) Dossier de lancement : Saisie d'un dossier d'installation différent si une installation IDL Konsis différente du dossier de démarrage doit être accessible pour cette base de données.

4) Fichier INI utilisé : Saisie d'un fichier INI différent uniquement pour la connexion courante.

5) Mode de connexion : Comme seule l'option "H" ("H" signifie Https, accès au serveur d'application, instance de serveur local ou cloud) peut être sélectionnée actuellement, cette colonne n'est pas utilisée pour le moment

Les colonnes 3) - 5) peuvent être affichées ou masquées en double-cliquant dans l'espace à côté de la table esbase de données:

6) Bouton Insérer (Insert) : Ce bouton peut être utilisé pour connecter une nouvelle base de données au IDL Xlslink. Une ligne supplémentaire sera insérée, dans laquelle la nouvelle base de données pourra être saisie.

Bouton Effacer (Delete) : permet de supprimer une base de données du menu.

Bouton Abandonner (Cancel) : L'application se ferme sans enregistrer les modifications effectuées.

Bouton Quitter (Exit) : Ferme l'application et enregistre les modifications effectuées.

Registre IDL Xlslink

1) Quitter : quitte l'application IDL Xlslink.

2) Informations sur IDL Xlslink : affiche les informations sur l'installation de l'application :

Fonctions IDL Xlslink dans Excel (Add-In)

Onglet IDL Xlslink

Structure du masque de saisie dans la formule IDL

1) IDL Formule : ce bouton crée une fenêtre dans laquelle la formule peut être construite.

2) Titre : Montre la demande en cours de sélection

3) Champs de saisie : Chaque masque de saisie se compose de plusieurs champs de sélection pertinents pour l'application courante. Le nombre de champs de sélection dépend de l'application sélectionnée et varie.

4) Arbre de sélection : L'arbre de sélection est utilisé pour naviguer entre les applications. La sélection est divisée en deux blocs : « Read function (From IDL Konsis) » et « Export function (To IDL Konsis) ». Chaque bloc comprend trois domaines : données de référence et données de contrôle, états financiers individuels et états financiers du groupe. Les demandes individuelles sont jointes ci-dessous.

5) Ligne Information : affiche la cellule active dans le dossier Excel.

6) Mise en cache : Les informations stockées dans le cache pour cette application peuvent être supprimées.

Options de saisie dans le masque de saisie de la Formule IDL

Zone déroulante

De nombreux champs ont une zone déroulante dans laquelle le contenu du champ souhaité peut être sélectionné parmi les choix proposés.

Saisie manuelle

La saisie peut se faire manuellement:

Champ nom Excel

Si les cellules Excel ont reçu des noms, le nom peut être sélectionné via le menu contextuel du champ en question et ainsi transféré dans le champ en tant qu'entrée. Sinon, le nom de la cellule peut également être entré manuellement dans le champ :

Travailler avec des références de cellules

Il est possible de stocker des références de cellules dans tous les champs. Le contenu d'une cellule Excel peut ainsi être transféré directement dans le champ du masque de saisie. Les références de cellules peuvent être insérées dans le champ concerné comme suit :

a. Saisie manuelle

Les données souhaitées sont saisies directement dans le champ de saisie :

b. Via la fonction IDL Xlslink « Cellules Excel » (via le menu contextuel)

Étape 1) Cliquez sur le champ de saisie avec le bouton droit de la souris et sélectionnez « Cellules Excel » (Excel cells) :

Étape 2) La fenêtre est minimisée afin de permettre de visualiser librement le fichier disponible. La cellule Excel souhaitée est marquée et confirmée en cliquant sur le bouton « Entreprendre » (Apply) :

La touche de fonction <F4> permet de modifier les informations contenues dans les références de cellule (par ex. C4) dans les références en ce qui concerne la fixation des colonnes et des lignes lors de la copie (par ex. “C4” à “$C$4” à “C$4” à “$C4” à “C4”).

Sinon, le bouton « Cellule Excel » (Excel cells) en bas de la fenêtre peut être utilisé. Pour ce faire, on clique sur le curseur dans le champ de saisie et on sélectionne le bouton :

Conventions d'entrée dans la formule IDL

Affichage Information

Affiche des informations générales sur la configuration de connexion, le traitement et les messages d'erreur. En double-cliquant sur le message d'erreur, le système saute à la cellule incorrecte:

Lineos Doc Assist dans Excel

Vous pouvez utiliser Lineos Doc Assist dans Excel sur la plateforme OBDF pour interroger des informations à partir de la documentation IDL Konsis. Après avoir sélectionné Lineos, vous devrez vous connecter à un alias de base de données, que Xlslink utilise pour déterminer si votre système est une plateforme OBDF. L'accès à Lineos est disponible dans Excel uniquement lorsque vous opérez dans l'environnement OBDF.

Pour savoir comment utiliser Lineos, voir Lineos Doc Assist.

Figure : entrée Lineos dans Excel

Figure: Boîte de dialogue de connexion au serveur pour sélectionner une base de données

Onglet Renouveler

En utilisant la fonction « Renouveler », l’IDL Xlslink accède aux données de la base de données IDL connectée et met à jour les références. La mise à jour peut être effectuée en option via :

• Domaine choisi (Selected range) : toutes les cellules contenant des références IDL Xlslink et se trouvant dans la plage sélectionnée sont mises à jour.
• Feuille de tableau (Worksheet) : toutes les cellules de la feuille de calcul Excel active avec des références IDL Xlslink sont mises à jour.
• Classeur (Workbook) : toutes les cellules du classeur Excel entier avec des références IDL Xlslink sont mises à jour.
• Champs/liste de séléction (Field/Listbox) : met à jour la sélection dans le champ/la zone liste.

Onglet Archives

La fonction « Archives » garantit que les dossiers Excel avec des formules IDL Xlslink peuvent être échangés avec des utilisateurs dont le PC n’a pas installé IDL Xlslink.

Lorsque les dossiers Excel décompressés sont ouverts, les formules IDL Xlslink sont automatiquement mises à jour. S'il n'est pas possible de se connecter à la bonne base de données, les formules échouent, et l'utilisateur ne verra aucune valeur. Pour éviter cela, les formules doivent être emballées avant l'envoi. L'emballage peut être fait en option pour :

• Domaine choisi (Selected range) : toutes les cellules contenant des références IDL Xlslink et se trouvant dans la plage sélectionnée seront emballées.
• Feuille de tableau (Worksheet) : toutes les cellules de la feuille de calcul Excel active avec des références IDL Xlslink seront emballées.
• Classeur (Workbook) : toutes les cellules du classeur Excel entier avec des références IDL Xlslink seront emballées.

  Pendant l'emballage, les formules IDL Xlslink sont converties en formules If inactives. Ces formules sont réactivées lors du déballage.

Onglet Export

Avec la fonction « Export », les données peuvent être lues dans la base de données connectée.

• Domaine choisi (Selected range) : Toutes les références IDL Xlslink dans la zone sélectionnée sont recherchées pour les références « écriture » valides et exportées vers la base de données IDL.
• Feuille de tableau (Worksheet) : Toutes les références IDL Xlslink de la feuille de calcul Excel active sont recherchées pour les références « écriture » valides et exportées vers la base de données IDL.
• Classeur (Workbook) : Toutes les références IDL Xlslink de tout le classeur Excel sont recherchées pour les références « écriture » valides et exportées vers la base de données IDL.
• Réinitialiser : Lorsque vous cliquez sur ce champ, toutes les formules d'exportation seront réinitialisées afin que seul le nom de l'application apparaisse dans les cellules. De plus, les messages d'erreur dans l'affichage des informations et les demandes d'exportation en attente seront supprimés.
• Fichier : Vous pouvez utiliser le bouton « File » pour créer une copie du classeur actif sans les formules IDL. Cela peut être nécessaire pour transmettre la feuille Excel à un utilisateur qui n'a pas installé IDL Xlslink :

  

  

Onglet Instruments

Compléter caractére nul

Les données de référence numériques qui commencent par zéro, telles que Ges 0001, sont affichées comme «1» dans Excel. Via la fonction « Pad null characters », où le nombre total de chiffres peut être spécifié, le nombre sera affiché en pleine longueur avec des zéros de début, dans l’exemple de « 0001 » (Formatage « texte » necessaire) :

Résultat:

Mot de passe Excel IDL

Il est possible de stocker de manière centralisée le mot de passe pour la feuille de calcul courante ou pour l'ensemble du classeur. Cela vous permet de libérer les feuilles avec une protection de feuille en un clic de souris :

Champ/Liste de sélection

• Ajouter la liste de sélection/la cellule active (Insert listbox/active cell) : Il est possible d'implémenter une liste de sélection dans une cellule Excel active. Cette liste de sélection donne un aperçu de toutes les variantes d'un attribut particulier disponibles dans la base de données, par exemple toutes les sociétés ou périodes. Cette procédure rationalise les tableaux Excel.

  Étape 1) Afin de pouvoir utiliser la liste des champs, une cellule Excel est marquée et le bouton « Champ/liste de sélection » (Field/Listbox) est sélectionné :

  

  Étape 2) Sélectionnez l'option souhaitée dans la liste des 211 options actuelles et validez avec OK :

  

  Étape 3) Un * et un bouton de sélection avec triangle apparaissent automatiquement dans la cellule active. Au-dessus de cela, la variante désirée de l'attribut sélectionné peut être sélectionnée dans une liste de sélection :

  

• Supprimer (Remove) : Une liste de sélection ne peut pas être supprimée à l’aide du bouton « Remove » du clavier. Seule l'étoile qui indique l'existence d'une liste de sélection dans la cellule sera supprimée.

  

  Pour supprimer le contenu complet de la cellule, sélectionnez la cellule et cliquez sur le bouton « Remove » dans Instruments -> Champ/liste de sélection. Le message d'erreur suivant doit être confirmé en conséquence :

  

  

Paramètres (contenu cellule)

Si la fonction « Uniquement formules IDL » (IDL-Formulas only) est activée, seules les cellules contenant des Formules IDL seront mises à jour. Vous pouvez définir si la mise à jour doit être effectuée automatiquement ou uniquement sur commande manuelle :

Presse-papiers IDL

Le Presse-papiers IDL, permet de stocker simultanément plusieurs champs d'Excel pour la référence IDL Xlslink. Les champs obligatoires sont marqués et transférés dans le Presse-papiers IDL via « Copy cell ».

Cliquer sur le bouton droit de la souris dans le champ du masque de saisie pour ouvrir le menu contextuel avec le Presse-papiers IDL :

Les adresses de cellules stockées dans le Presse-papiers sont maintenant prêtes pour la sélection :

Options/Extras

Sous l’onglet « Extras », deux autres points sont stockés : les liens externes et la conversion. Ceux-ci sont expliqués ci-dessous :

1) Liens externes : Il existe trois possibilités

• Vérifier/Check : vérification manuelle du classeur pour les liens externes
• Indiquer/Display : Affichage manuel des liens externes existants.
• Vérifier lors du changement : les liens externes existants lors du chargement du classeur. Cette vérification est activée dans l'onglet Settings (voir aussi section Paramètres généraux) :

Si un classeur avec des liens externes actifs est ouvert dans Excel, un message d'Excel apparaîtra. Quelle que soit la procédure sélectionnée ici, un avertissement de IDL Xlslink est activé :

Le résultat à la fois de la confirmation positive de l'affichage à ce stade et de l'exécution de la vérification manuelle et de l'affichage apparaît sous forme de liste :

2) Conversion

• Conversion étape 2 : Le texte accompagnant la demande « Conversion step 1 » impliquait jusqu’à la version 2017.0 que la conversion soit complétée par l’étape 2. Les deux étapes ont été combinées dans les versions suivantes. Jusqu'à la version 2018.1 incluse, cet élément est conservé comme niveau de repli dans le menu.
• Format : Réinitialiser : Lors de la conversion, les cellules Excel conservent leur formatage d'origine. La commande « Format : Reset » remet les cellules sélectionnées au format « Standard » .

IDL Xlslink mainapplication

1) Afficher le statut : indique si une connexion existe avec l'application principale IDL Xlslink ou non.

2) Connecter : la connexion à une base de données est possible depuis Excel à l'aide de ce bouton.

3) Connexion : IDL Konsis : la connexion à IDL Konsis peut être effectuée directement via ce bouton. La fenêtre de connexion est appelée automatiquement lors de la première requête de données.

4) Information sur IDL Xlslink : Informations sur la version « Valable pour la version IDL Konsis. » Ceci peut être comparé avec les informations correspondantes dans l'application principale IDL Xlslink. Cela vous permet de vérifier si le complément installé est à jour, par exemple.

Fonction de lecture

Généralités

Fonctionnalité de la fonction de lecture

La cellule cible dans laquelle les données IDL Konsis doivent être lues est marquée dans la feuille Excel. Ensuite, la fonction « IDL Formula » est appelée.

Selon le sujet à lire dans IDL Konsis dans Excel, le masque de saisie correspondant est sélectionné dans l'arbre de sélection dans la zone de la fonction de lecture.

Dans le masque de saisie, la formule IDL Xlslink est créée en remplissant les champs individuels.

Les données souhaitées peuvent être sélectionnées dans « Définition des champs » (Field definitions) et lues dans la base de données IDL Konsis.

La sélection des variantes possibles peut se faire en cliquant sur le triangle à droite dans le champ « Définition des champs » (Field definitions).

Marquez ensuite la ligne désirée et activez-la avec le bouton « >> ». Une ligne sélectionnée qui n’est plus souhaitée peut être supprimée de la sélection en appuyant sur le bouton « << ». Il est possible de sélectionner plus d’une ligne dans le mode « S », mais après confirmation du bouton OK, cela conduit à un indice dans la cellule Excel « more data than allowed in the cell.”. » (Les autres valeurs sont expliquées dans le champ Mode du sous-chapitre).

Si la formule a été créée correctement (mot clé références absolues / relatives), elle peut être copiée dans d'autres cellules :

Les paramètres du masque de saisie se trouvent dans la barre de formule. Dans l’exemple illustré, « STKTO » signifie données de base (ST) et comptes (KTO).

Les références lues sont sorties dans la langue qui apparaît en premier dans la liste. Pour obtenir les références dans une autre langue, cela doit être spécifié dans la Formule IDL.

Lire la référence avec sélection multiple

Si des données de plus d'une variante de l'attribut doivent être utilisées, par exemple, plusieurs entreprises sélectionnées, la sélection multiple peut être activée :

Étape 1) Le champ concerné (ici Company) peut être ouvert via le triangle à droite dans la zone.

Étape 2) Cliquez sur le bouton « Mode » pour ajouter une autre colonne à l'affichage.

Étape 3) Sélectionnez les valeurs souhaitées en cochant les cases et validez avec le bouton OK.

Références multiples dans une cellule

Il est possible de définir une formule avec plusieurs références dans une cellule Excel. Les références sont saisies manuellement les unes après les autres :

Lorsque vous modifiez une telle cellule Excel avec des références multiples en appuyant sur le bouton «IDL Formula », les caractéristiques spéciales suivantes se produisent :

Sélectionnez « OUI » pour modifier les entrées de champ pour les changements de quantité dans toutes les références de la formule. Les entrées suivantes peuvent être modifiées :

Si « NON » est sélectionné, les lignes de formule individuelles pour la sélection seront affichées. Si une ligne de formule est marquée :

l'utilisateur sera dirigé vers le masque de saisie de la formule via OK :

Champ Mode

La spécification du mode est obligatoire et règle le type de sortie des valeurs. Il existe trois modes différents au choix :

• S : fournit la valeur entière d’une formule dans une seule valeur, qui peut également être composée de plusieurs valeurs si, par exemple, une position ou une valeur composite est lue avec « % ». Bien qu’il soit possible de sélectionner plus d’une ligne dans le mode « S », la confirmation du bouton OK conduit à une note dans la cellule Excel « more data than allowed in the cell ».
• M : affiche la quantité d'ensembles de données dans la cellule courante qui composent la valeur totale d'une formule et les valeurs individuelles dans un tableau.

Lorsque le bouton OK est confirmé, le nombre d'enregistrements apparaît dans la cellule active et le tableau avec les résultats souhaités dans un classeur nouvellement créé :

• C : ce mode est technique et n'est pas destiné à être utilisé par l'utilisateur. Bien qu'il soit possible de sélectionner ce mode, si l'utilisateur le sélectionne, un message d'erreur apparaîtra lorsque la formule sera modifiée ultérieurement. L’entrée « C » est automatiquement affectée aux cellules pour lesquelles un Champ/Zone liste est stocké. Les formules des listes peuvent ainsi être retravaillées.

Le sous-chapitre Champ/Zone liste de ce document fournit des instructions pour créer une liste de sélection.

Lecture des fichiers maîtres et de contrôle

Comptes

Vous pouvez utiliser cette fonction pour lire les attributs des comptes (à l’aide des définitions des champs de saisie) :

1) Lorsque vous entrez des champs tels que Accounts et Position, les champs Chart of accounts /chart of controlling objects ou Chart of positions / Schema seront surlignés en vert. Si le champ est laissé vide, les plans seront sélectionnés en fonction des réglages effectués dans la base de données (application « VOR »).

2) Language : Si les comptes de la base de données IDL Konsis sont stockés dans plusieurs langues, la langue souhaitée pour la sortie peut être sélectionnée ici.

3) Les données souhaitées peuvent être sélectionnées dans « Field definitions » et lues dans la base de données IDL Konsis (en détail voir chapitre 5.1.1)

Objets analytique

Vous pouvez utiliser cette fonction pour lire les attributs des objets analytiques :

Sociétés

Vous pouvez utiliser cette fonction pour lire les attributs des sociétés :

Alors qu’une sélection de deux types prédéfinis peut être effectuée dans le champ «Type of company», les champs « VAT Identification number », « Legal form », « Commercial register » et « Commercial register number » peuvent être remplis librement par ordre alphabétique.

Les trois champs bordés sont disponibles pour la fonction de lecture de la licence de type entreprise. Dans IDL Konsis, les informations de licence sont contrôlées via les entrées dans l’application «utilisateur» (Abréviation «USE») pour les utilisateurs individuels :

Positions

Vous pouvez utiliser cette fonction pour lire les attributs des positions dans un graphique de positions particulier.

Soldes de comptes sociaux

Vous pouvez utiliser cette fonction pour lire les soldes et les affichages des comptes. Notez les différentes options de solde.

• ALT : Les soldes des comptes des états financiers individuels sont lus (KTOSAL).
• BUC : Les écritures des états financiers individuels sont lus (BUCH).
• NEU : Le résultat des soldes des comptes et des écritures est lu.

Soldes Intercompany

Cette fonction vous permet de lire les relations commerciales des sociétés IC.

Seules les valeurs qui existent également dans IDL.Konsis dans L’application « Soldes Interco. » (Abréviation « ICKTOSAL ») sont lues. Pour cette raison, les affichages ne peuvent pas être lus ; dans le champ « Balance option », seules les options ALT et NEU conduisent au résultat correct.

Les flèches montrent les relations qui doivent être saisies pour la concrétisation lors de la lecture de certaines données. Lorsqu'ils sont activés, les champs dépendants sont surlignés en vert en cliquant dans le champ.

Controlling Balances

Avec cette fonction, il est possible de lire les soldes des centres de coûts dans IDL Konsis. Il est obligatoire de sélectionner une des options de solde :

• ALT : Les soldes des comptes des états financiers individuels sont lus (CNTSAL).
• BUC : Les affichages des états financiers individuels sont lus (BUCH).
• NEU : Le résultat des soldes des comptes et des affichages est lu.

Fixed asset transactions

À l’aide de l’application Immobilisations, IDL Xlslink lit les transactions de développement dans IDL Konsis dans « ANLBEW ».

Opérations de développement

IDL Xlslink lit les transactions de développement dans IDL Konsis dans les applications respectives « xxxBEW » avec les applications capital / provision / transactions de développement supplémentaires.

Position balances ex reports

IDL Xlslink utilise l'application Position balances ex reports pour lire les valeurs dans IDL Konsis dans l'application POSSAL. Il est obligatoire de sélectionner une des options de solde :

• ALT: Les soldes des comptes des états financiers individuels sont lus (POSSAL).
• BUC: Les affichages des états financiers individuels sont lus (BUCH).
• NEU: Le résultat des soldes des comptes et des affichages est lu.

Pour pouvoir lire les soldes de positions au niveau de l’entreprise avec IDL Xlslink, il est nécessaire que le rapport avec l’option « Position balances ex reports» ait été créé dans IDL Konsis dans l’application « REP ».

Contexte : Les soldes de positions ne peuvent pas être saisis dans IDL Konsis. Ils sont automatiquement générés par IDL Konsis lorsque l'utilisateur crée un rapport avec l'entrée S ou P en appuyant sur le bouton de sortie de balance des positions.

Shareholding/participations

Cette fonction permet de lire les participations détenues dans IDL Konsis (GESGES). La lecture des pourcentages de participation est contrôlée par le champ « Field definitions ».

Données des états financiers du groupe

Account balances

La fonction d'exportation des soldes des comptes présente les particularités suivantes :

• Currency : Les types de devises KW pour la devise Groupe et PW pour la devise parallèle sont proposés à la sélection pour le groupe.
• Mode : Comme dans la fermeture individuelle, vous ne pouvez travailler qu’avec le mode « S » pour la valeur unique et « M » pour la quantité de valeur.
• Balance option : Vous pouvez choisir parmi quatre variantes typiques pour le Groupe :
  • SUM : Les soldes des comptes des états financiers individuels sont lus (KTOSAL).
  • KON : Les affichages de consolidation de l'état financier du Groupe incluant tous les sous-groupes sont lus (KONBUCH).
  • KONO : Les affichages de consolidation de l'état financier du Groupe sont lus (KONBUCH). Les sous-groupes ne sont pas pris en considération.
  • KTK : Le résultat des soldes des comptes et des affichages de consolidation est lu.

Position balances ex reports

Avec l’option solde, les quatre variantes spécifiques au Groupe sont également disponibles pour la sélection dans la fonction d’exportation « Position balances ex reports » :

• SUM : Les soldes des comptes des états financiers individuels sont lus (POSSAL).
• KON : Les affichages de consolidation de l'état financier du Groupe incluant tous les sous-groupes sont lus (KONBUCH).
• KONO : Les affichages de consolidation de l'état financier du Groupe sont lus (KONBUCH). Les sous-groupes ne sont pas pris en considération.
• KTK : Le résultat des soldes des comptes et des affichages de consolidation est lu.

Pour pouvoir lire les équilibres de position au niveau du groupe avec IDL Xlslink, vous devez avoir créé le rapport avec le paramètre S ou P dans le bouton pour les équilibres de position dans IDL Konsis dans l’application « REPK ».

Contexte : Les soldes de positions ne peuvent pas être saisis dans IDL Konsis. Ils sont générés automatiquement par IDL Konsis si un rapport avec le paramètre correspondant a été créé dans IDL Konsis.

La fonction Export

La fonction Export

Étape 1) Appelez la formule IDL dans la cellule dans laquelle la référence à l'exportation des données doit être créée.

Étape 2) Selon les faits, le masque de saisie correspondant est sélectionné dans l'arbre de sélection dans la zone Export function.

Étape 3) Dans le masque de saisie, la référence IDL Xlslink pour l'exportation est créée en remplissant des champs individuels. Les champs surlignés en couleur sont des champs obligatoires.

Étape 4) La formule d'exportation Export function est affichée et peut être copiée dans d'autres cellules :

Étape 5) Dans la zone « Export » de la barre de menu, sélectionnez l’élément de sous-menu approprié en fonction de la zone à exporter.

Si une plage sélectionnée doit être exportée, elle doit être marquée avant de cliquer sur l’onglet « Selected Range ».

Étape 6) L'exportation est déclenchée :

1) Six lignes ont été trouvées pour l'action sélectionnée.

2) Save : Les données sont chargées directement dans la base de données IDL.

3) Delete/save : Les données sont chargées directement dans la base de données IDL. Les données présentes dans la base de données sont d'abord supprimées, puis les nouvelles données sont importées.

4) Bouton Export : lance le processus d'exportation.

Des paramètres supplémentaires pour l'exportation peuvent être effectués dans le champ « Options ».

• With carry forward : Selon la logique IDL, les reports sont créés dans le cadre des reports du Groupe et des états financiers individuels et ne sont importés d’aucune autre manière. Toutefois, si cela est nécessaire pour certaines raisons, l'exportation des mouvements de report peut être activée.
• Select path for export files : Les données peuvent être chargées directement dans la base de données IDL ou indirectement via un fichier txt. Si un chemin individuel doit être utilisé, il peut être sélectionné via le bouton « Save into textfile ». Par défaut, le chemin d'importation de IDL Konsis est défini ici.

Étape 7) Dès que l'exportation est terminée, le message d'état de l'exportation apparaît; soit le traitement s'est déroulé sans erreurs, soit un message d'erreur s'affiche. Les informations correspondantes sont également affichées dans la cellule Excel.

Les paramètres du masque de saisie se trouvent dans la barre de formule :

Le nom de la formule reflète la fonction associée. Ici, EA pour les états financiers individuels et KTOSAL pour les soldes des comptes.

Lecture des fichiers maîtres et de contrôle

Accounts

Ce masque de saisie est utilisé pour exporter les comptes vers IDL Konsis dans l’application « KTO ».

Positions + accounts allocations

Dans la logique IDL Konsis, chaque compte est affecté à une position. A l'inverse, chaque poste se compose d'un ou plusieurs comptes.

Avec cette fonction, IDL Konsis importe dans l'application POSKTO quel compte doit être alloué à quel item.

Report line definitions

Une définition de ligne de rapport détermine comment un rapport est structuré et à partir de quelles positions les totaux des lignes sont calculés.

La définition de la ligne de rapport « Report line definitions » est nécessaire pour créer des rapports dans IDL Konsis et utiliser les formulaires de saisie IDL.

Mesure de vérification

Pour les utilisateurs disposant d'un grand nombre de contrôle, il existe désormais une fonction permettant d’exporter vers Konsis l'affectation du groupe d'exclusion des règles de contrôle.

Exporter des états financiers individuels

Account balances

Cette fonction importe les soldes des comptes selon IDL Konsis dans l’application « KTOSAL ».

IC account balances

Cette fonction est utilisée pour enregistrer les relations commerciales interentreprises.

En plus de la devise habituelle du pays, vous pouvez également maintenir une devise de transaction.

Development transactions

Avec ces applications, IDL Xlslink exporte les transactions de développement vers IDL Konsis vers l'application respective « xxxBEW ».

Shareholding/participations

Avec cette application, IDL Xlslink exporte les opérations de participation vers IDL Konsis vers l’application « GESGES ».

Justificatifs et écritures

Avant qu’un ou plusieurs écritures puissent être exportés vers IDL Konsis, un en-tête de document correspondant doit être configuré dans l’application « BEL ». Si aucun en-tête de document n’a été configuré, le message « Aucun document d’affichage n’existe » apparaîtra dans l’avis d’exportation.

Les bons peuvent être exportés vers IDL Konsis via le masque de saisie « Vouchers ».

Avec cette application, IDL Xlslink exporte les écritures vers IDL Konsis:

État financier du Groupe Export

Justificatifs de consolidation

Pour saisir les écritures de consolidation dans IDL Konsis, les justificatifs de consolidation doivent d'abord être disponibles dans la base de données. Ceux-ci peuvent être importés dans le système en utilisant IDL Xlslink.

Pour la configuration, des spécifications dans dix champs obligatoires sont nécessaires.

Pour le type d'affichage, par exemple, une sélection de huit variantes différentes est requise :

Ècritures de Consolidation

Après la saisie ou l'importation des justificatifs de consolidation, les écritures de consolidation peuvent également être importées. Pour cela, il faut saisir le numéro du justificatif avec ses différentes composantes.

Les trois champs pertinents pour la saisie des montants d'écriture

- Débit/crédit Code

- Montant Débit

- Montant Crédit

sont maintenant validés indépendamment les uns des autres pour la saisie :

Le champ D/C codes peut contenir les éléments suivants; d'autres contenus entraîneraient une erreur :

- Vide - donc pas de contenu dans la cellule Excel.

- D - indique une valeur de débit => le montant dans le champs de débit est exporté.

- C - indique une valeur de crédit => le montant dans le champ de crédit est exporté.

(Remarque: Si vous souhaitez utiliser la variante française ou anglaise D/C, vous devrez également saisir ENG ou FRA dans le champ pour Coding Language, sinon travailler avec les caractères allemands S (pour D) ou H (pour C)).

Dans les champs pour le montant débit ou crédit, le contenu des cellules peut être le suivant - tout autre contenu entraîne une erreur :

- vide - donc pas de contenu dans le champ de saisie ou dans la cellule Excel attribuée

- 0 - zéro par saisie directe, formule ou référence de cellule vide

- une valeur positive par saisie directe, formule ou référence de cellule à une valeur positive

- une valeur négative par saisie directe, formule ou référence de cellule à une valeur négativ.

Si un D (pour débit) est saisi dans le champ pour le D/C code, la valeur saisie dans le champ pour le montant du débit est exportée. Si cette valeur est positive, elle est écrite comme écriture au débit, si elle est négative, elle est enregistrée comme écriture au crédit.

De la même manière, si un "C" est saisi dans le champ pour le code D/C, le montant saisi dans le champ crédit est pris en compte ; si la valeur est positive, il s'agit d'une écriture au crédit, si la valeur est négative, il s'agit d'une écriture au débit.

S'il n'y a pas d'entrée dans le champ pour le code D/C, le montant est exporté à partir du champ qui contient une entrée. Si des montants sont saisis dans les deux champs sans qu'il y ait d'entrée pour le code D/C, aucune exportation n'a lieu, car aucune affectation claire n'est possible.

Ainsi, un seul des deux champs de montant peut être utilisé comme "le" champ de saisie, de manière analogue à la saisie d’écritures dans IDL Konsis.

Digression – Excel

Chaque formule commence par un signe égal (=). Le travail se fait de préférence avec des références cellulaires. L'avantage est que le résultat de la formule s'adapte toujours lorsque le contenu de la cellule correspondante est modifié (valeurs variables). Cependant, des valeurs fixes (valeurs constantes) peuvent également être utilisées dans une formule.

Le résultat d'une formule est affiché dans la cellule dans laquelle la formule a été saisie. La formule elle-même est visible dans la barre d'outils d'édition. La formule peut également y être modifiée si nécessaire.

Fonctions

Excel propose de nombreuses formules toutes faites, également appelées fonctions.

Les composants de chaque fonction sont le nom de la fonction et la parenthèse ouverte/fermée. Les informations contenues entre parenthèses sont appelées arguments. Le nombre d'arguments varie d'une fonction à l'autre. Il existe également des fonctions sans arguments, par ex. TODAY(), NOW().

Lorsqu'une fonction est entrée dans une cellule, une info rapide avec la syntaxe est affichée. Lors de la saisie, les arguments requis par la fonction seront affichés.

Les différents arguments sont séparés par un point-virgule. Les arguments peuvent être des références de cellules (cellules individuelles, plages de cellules), des valeurs constantes (nombres, texte) ou d'autres fonctions (fonctions imbriquées).

Références à une cellule

Référence relative à une cellule

Fondamentalement, toutes les références de cellules sont relatives, c'est-à-dire que lors de la copie, ces références de cellules sont adaptées « par rapport » à la position cible : lors de la copie dans la ligne (horizontale), la lettre de colonne est adaptée et lors de la copie dans la colonne (verticale), le numéro de ligne est adapté.

Exemple : dans la cellule B7, la somme des colonnes doit être calculée. La formule est = TOTAL(B3:B6). La formule est ensuite copiée dans la cellule C7. Les références des cellules sont ajustées automatiquement.

Référence absolue de la cellule

Si une référence de cellule dans une formule fait toujours référence à une cellule spécifique, cette référence de cellule doit être spécifiée comme référence absolue de cellule afin que le résultat soit correct après copie de la formule.

Il reste inchangé lors de la copie et ne s'adapte donc pas. Pour marquer une référence de cellule comme référence absolue, un signe dollar ($) est entré avant la légende de ligne et de colonne. Cela peut être fait lors de la saisie de la référence de cellule ou plus tard via la barre d'édition.

Exemple : Dans cet exemple, la cellule B1, qui contient le taux de TVA, doit être entrée dans la formule comme référence absolue de la cellule afin que la formule puisse être copiée. Les autres références de cellules restent relatives car elles sont à adapter lors de la copie.

Astuce : Les caractères $ peuvent également être définis en un seul clic sur la touche F4 du clavier.

Référence de cellule mixte

Les références de cellules peuvent également être saisies comme références mixtes. Cela signifie que la cellule entière n'est pas prise comme référence fixe, mais seule la colonne ou la ligne est fixe :

• pour la colonne absolue, entrez le signe dollar avant les lettres ($A3)
• pour la ligne absolue, le signe dollar est entré avant le nombre (3 dollars australiens).

Exemple : En partant des ventes réelles, vous voulez calculer deux scénarios de plan. Toutefois, pour la formule du PLAN B, il faut utiliser la formule du PLAN A. Donc, la formule reste toujours sur une ligne (absolue), mais la colonne s'ajuste toute seule (relative).

Noms des cellules / plages de cellules

Pour plus de clarté, les cellules individuelles ou les plages de cellules peuvent être nommées. Les formules deviennent plus claires et plus compréhensibles si des noms sont utilisés à la place des adresses de cellules. De plus, la navigation est facilitée, puisque les cellules/plagez de cellules nommées peuvent être contrôlées par leurs noms. Les noms attribués une fois sont disponibles sur toutes les feuilles de calcul du classeur.

Il existe deux façons de nommer les plages de cellules :

Variante 1 :

La cellule ou la zone à nommer est marquée et le curseur est déplacé vers le champ nom dans le coin supérieur gauche de la barre d'édition. Le nom souhaité est entré et confirmé avec Entrée. Le nom doit correspondre soit à une référence de cellule valide, soit à un nom existant dans le tableau.

Variante 2 :

Le nom peut également être saisi via l’onglet « Formulas - Name manager – New ».

Dans IDL Xlslink, un champ de nom Excel peut être sélectionné et inséré dans la fenêtre de saisie en utilisant le clic droit de la souris :

Rubriques connexes:

• L’ESG dans IDL Xlslink