Import

1 Brève description

Cette application permet de transférer automatiquement des données de la comptabilité financière du client ou d'autres sources externes (par ex. IDL Connector) vers le système IDL Konsis. La condition préalable est que les données soient disponibles sous forme de fichier (ASCII) lisible.

2 Description de l'application d'appel IMPORT

2.1 Possibilités de saisie

L'application offre certes un grand nombre de champs de saisie, mais ceux-ci ne servent pas à la sélection de données et n'ont donc aucune influence sur les lignes affichées dans la partie tableau. Les champs de saisie servent plutôt à contrôler le processus d'importation ou d'autres applications ultérieures. Les champs de saisie sont en grande partie pré-remplis à partir des données prédéfinies par l'utilisateur.

Les saisies obligatoires générales ne sont nécessaires que pour les paramètres Période et Type de données. Elles sont évaluées lors de l'importation des données de rapport. Elles ne sont pas évaluées lors de l'importation des données de base. Comme ces champs sont initialisés à partir des valeurs par défaut de l'utilisateur, une saisie manuelle n'est nécessaire que si les clés requises sont différentes. En indiquant à partir de la période, il est également possible de spécifier un intervalle de périodes.

Les indications pour le groupe/catégorie, la société et le domaine d'activité servent également avant tout à vérifier la plausibilité des données de rapport importées afin de s'assurer que le fichier indiqué contient effectivement les données attendues. Pour la variante d'importation < Supprimer les données + Nouvelle importation> pour les données de rapport, il faut indiquer soit la société, soit le groupe afin d'éviter que d'autres données soient supprimées.

De la même manière, les entrées pour le plan comptable, le plan des centres de coûts, le plan des postes et l'ID de rapport servent à vérifier la plausibilité des données importées lors de l'importation des comptes, des centres de coûts, des postes, des affectations comptes-postes et des descriptions des lignes de rapport.

Dans le Format Id, on peut indiquer le format qui décrit la structure des lignes du fichier texte à importer. Cet ID de format doit être défini dans IDL Konsis (voir l'application IMPFORM). Pour cet ID de format, une affectation aux champs IDL Konsis doit avoir été définie pour le fichier de données concerné dans l'application IMPFIELD. L'ID de format peut également être spécifié dans la boîte de dialogue des fichiers après le démarrage du processus d'importation, dans la mesure où celle-ci n'a pas été supprimée. Sans indication, le format standard IDL Konsis #TXT est supposé.

Le groupe de conversion permet de spécifier comment certaines clés doivent être converties lors du processus d'importation. Cela est nécessaire lorsque les systèmes de clés du système d'origine (comptabilité) et du système cible (IDL Konsis) ne correspondent pas. Un cas d'application typique est la conversion de numéros de société qui ont été attribués différemment dans IDL Konsis que dans le système d'origine. La condition préalable est la définition du groupe de conversion dans l'application DATACONV ainsi que la définition des règles de conversion dans l'application UMSOBJ.

Les champs de saisie Mois > 12, Variante d'exercice, Mandant SAP, A partir de la date de modification, Langue et Avec report servent avant tout à contrôler le processus d'extraction des données souhaitées du système d'origine, comme cela est notamment pris en charge pour l'interface SAP. Avec report veille en outre à ce que les données créées par le report de période soient conservées lors du chargement des données de mouvement dans la variante < Supprimer données + Nouvelle importation>.

2.2 Partie tableau

Chaque opération d'importation reprend les données d'un ensemble de données. Les fichiers de données sont listés dans la partie tableau de la fenêtre. La représentation s'effectue sous forme d'arborescence, les fichiers de données pris en charge étant répartis dans les groupes suivants

• Données de base,
• Bouclement individuel,
• Comptes consolidés et
• Autres

sont structurées. Avant d'exécuter une action, la ligne de la base de données concernée doit être sélectionnée.

2.3 Actions / Suivi

Lecture du fichier d'importation (.TXT)

Cette action démarre le processus d'importation pour la base de données sélectionnée. Cette action est également déclenchée comme action standard par un double clic de souris sur une ligne.

Effacer les données + réimporter (fichier TXT)

Cette action démarre également le processus d'importation pour le fichier de données sélectionné, mais dans une variante où les données déjà existantes sont préalablement supprimées. Ceci est nécessaire, entre autres, lorsqu'un stock de données est importé à plusieurs reprises. Cette variante n'est disponible que pour certains ensembles de données, notamment les données d'état ou les données structurelles (affectations). Afin d'éviter toute erreur de suppression, le stock de données à supprimer doit être délimité par des saisies de clés appropriées dans l'en-tête. Ainsi, pour les données d'état, il est nécessaire d'indiquer la société ou le périmètre de consolidation. Le périmètre de consolidation est déterminé en tenant compte de la période et du type de données ex (paramétré dans le masque à partir de la valeur par défaut). Par défaut, les applications demandent avant de supprimer les données. Les détails de l'effet peuvent être consultés dans la description de chaque application d'importation.

Lecture des données d'un système externe

Cette action ne lance pas une application IDL Konsis, mais un appel de programme externe, pour autant qu'un tel appel ait été enregistré pour le stock de données sélectionné (par l'utilisateur). Il s'agit typiquement d'un programme permettant d'extraire des données du système externe (comptabilité) et de les mettre à disposition ou de copier des données mises à disposition sur un lecteur disponible. L'appel externe doit être saisi dans l'application <Menu Points> (MEN) dans le champ de saisie "Appel externe" pour un ID de menu commençant par 'UNL' et désignant ensuite le stock de données concerné. Cette fonctionnalité est particulièrement utilisée pour l'interface SAP.

Éditer le fichier d'importation (.TXT)

Cette action appelle l'éditeur standard pour visualiser ou modifier le fichier d'importation (suffixe standard '.TXT'). Cela permet par exemple de vérifier si le fichier indiqué contient effectivement les données attendues. Ou il est possible de corriger des contenus erronés avant le processus d'importation. Le fichier doit alors être enregistré après la modification.

Éditer le fichier journal (.PRT)

Cette action appelle l'éditeur standard pour consulter ou modifier le fichier journal (suffixe standard '.PRT'). Cela permet par exemple de consulter les messages d'erreur qui ont été supprimés pendant le processus d'importation. Comme le fichier journal contient également les enregistrements erronés, ceux-ci peuvent également être corrigés. Après avoir enregistré le fichier modifié (éventuellement sous un autre nom), ce fichier peut être indiqué dans la boîte de dialogue des fichiers comme nouveau fichier d'importation, de sorte que seuls les enregistrements initialement erronés sont réimportés.

Aperçu des annonces

Cette action permet d'accéder à l'application d'aperçu pour la base de données sélectionnée. Les clés indiquées dans l'en-tête sont reprises dans la mesure du possible. Cette action permet de vérifier avant l'importation s'il existe déjà des données pour les clés indiquées. Après le processus d'importation, les données importées peuvent être consultées. Les colonnes "Änd.Datum" et "AndZt" permettent de distinguer les données qui ont été insérées ou modifiées par l'opération d'importation.

Commandes de traitement

Cette action renvoie à l'aperçu SOCTRA, qui présente le statut des données de rapport sous forme de numéros de message. Cette application n'est donc intéressante que pour les données de reporting des comptes individuels.

Identification du format d'importation/exportation

Cette action permet d'accéder à l'aperçu IMPFORM, dans lequel les idents de format définis pour le stock de données sélectionné sont listés. Outre le format standard "#TXT", les formats définis par l'utilisateur sont affichés.

Attribution des champs IDL Konsis aux formats

Cette action renvoie à l'aperçu IMPFIELD, dans lequel les descriptions de format définies pour le stock de données sélectionné sont listées. Outre le format standard "#TXT", les formats définis par l'utilisateur sont affichés.

Afficher le texte d'aide

Cette action ouvre le texte d'aide pour la procédure d'importation correspondante. Ce texte décrit d'une part les particularités de l'application d'importation (clés à définir, insertion seule ou modification, disponibilité de la variante avec suppression, etc.), et d'autre part une description du format d'importation standard "#TXT", y compris l'indication des champs obligatoires. Cette action peut également être déclenchée par la touche <F1> après avoir sélectionné une ligne.

Actuellement, les applications d'importation suivantes sont disponibles pour les données de base :

Actuellement, les applications d'importation suivantes sont disponibles pour les comptes individuels :

Actuellement, les applications d'importation suivantes sont disponibles pour les comptes consolidés :

Actuellement, les applications d'importation suivantes sont disponibles pour Autres :

3 Déroulement général d'un processus d'importation

3.1 Extraction du système tiers et transfert du fichier d'importation

Le transfert à partir d'un système tiers s'effectue en 3 étapes pour chaque ensemble de données :

• Extraction des données du système tiers concerné et mise à disposition sous forme de fichier (ASCII) lisible
• Transfert/transmission des données mises à disposition par e-mail ou transfert de fichiers sur un lecteur auquel le destinataire IDL Konsis peut accéder
• Reprise des données dans IDL Konsis à l'aide de l'application IMPORT depuis le répertoire correspondant

Les deux premières étapes se font en dehors d'IDL Konsis. Mais si les opérations sont telles qu'elles peuvent être spécifiées comme un appel de ligne de commande du système d'exploitation (ligne de commande DOS pour Windows), un appel depuis IMPORT est possible. L'action < Extraire les données d'un système externe> sert à cela. Derrière cette action se trouve un point de menu qui commence par la chaîne de caractères "UNL" (voir application MEN). Pour chaque point de menu, l'utilisateur peut saisir la ligne de commande qui sera exécutée lors de l'appel de cette action.

3.2 Dialogue sur les fichiers

La structure des lignes de fichiers, le nom du fichier et le répertoire peuvent en principe être choisis librement. Ils doivent ensuite être indiqués dans la boîte de dialogue des fichiers lors de l'importation. Si la boîte de dialogue de fichier ne doit pas être utilisée (réglable via l'option de menu <Extras> --> <Options> --> <Import/Export>), les valeurs par défaut sont les suivantes

• Format standard d'exportation/importation de IDL Konsis, décrit sous l'ID de format "#TXT" dans l'application "Affectation des champs IDL Konsis aux formats" (IMPFIELD)
• Le nom de fichier par défaut est toujours "KPxxxxxx.TXT", où "xxxxxx" représente le stock de données sur 6 chiffres et correspond à l'ID de menu dans IDL Konsis (p. ex. "ANLBEW"). Si l'ID de menu est plus court que 6 chiffres, il est complété par 'X' (par ex. "GESXXX"). Exceptions historiques : "KPSALDEN.TXT" pour "KTOSAL" ainsi que "KPKONTEN.TXT" pour "KTO". Par respect pour les interfaces existantes, aucune adaptation n'est effectuée ici. Le nom de fichier standard est affiché (sans le suffixe '.TXT') dans une colonne du tableau d'IMPORT.
• Le répertoire d'importation par défaut peut être défini via l'option de menu <Extras> --> <Options> --><Import/Export>.

3.3 Paramètres de contrôle

Le fichier d'importation contient différentes lignes :

• Les lignes vides sont ignorées lors du traitement.
• Les lignes de commentaires commencent toujours par '**'. Elles sont également ignorées lors du traitement. Les lignes de commentaires apparaissent par exemple dans l'exportation IDL Konsis lors de l'édition des en-têtes et des lignes de totaux.
• Les lignes de commande commencent toujours par '$$'. Elles ont une fonction spéciale qui est décrite ci-dessous.
• Toutes les autres lignes sont traitées comme des lignes de données normales et entraînent une modification de la base de données ou un message d'erreur.

Les lignes de commande doivent avoir la structure suivante : "$$ <mot de commande>=<valeur>". Un fichier d'exportation généré avec IDL Konsis peut servir de modèle. Les mots de contrôle suivants ont des effets fonctionnels :

CODEPAGE

spécifie le jeu de caractères avec lequel le fichier d'importation a été créé. Cette indication concerne en particulier la représentation correcte des trémas et des caractères spéciaux dans les désignations et remarques dépendantes de la langue. L'indication de ce paramètre entraîne une conversion du jeu d'entrée conformément à la page de codes indiquée. Sans indication de ce paramètre, la page de code "windows-1252", actuellement la plus utilisée, est supposée.

TESTSTR

contient comme valeur la chaîne de caractères "AÖÜaöüß" dans le jeu de caractères (indiqué sous CODEPAGE). Cette indication permet de vérifier si le CODEPAGE indiqué conduit à une conversion correcte de cette chaîne de caractères.

LOCALE

indique la forme spécifique au pays dans laquelle les valeurs numériques et de date sont éventuellement contenues. L'indication se fait dans le format utilisé en Java (par ex. LOCALE=fr pour les formats allemands). Sans indication, les valeurs ne sont pas converties.

VERSION

provoque une comparaison entre le numéro de version indiqué et le numéro de version traité par le programme pour le format d'entrée. Il s'agit toujours du format par défaut utilisé en interne ('#TXT'). Les formats définis par l'utilisateur ne sont pas concernés par ce contrôle de version.

HERKUNFT

désigne le système à partir duquel le fichier d'importation a été créé. Les valeurs typiques sont 'KONSIS' pour les données exportées depuis IDL Konsis, 'CONNECTOR' pour les données créées avec IDL Connector ou le nom du système tiers (par exemple 'SAP', 'AXAPTA'). Cette indication permet de contrôler des traitements spéciaux spécifiques dans le traitement, lorsque cela est nécessaire.

3.4 Traitement des données

Le fait qu'un fichier contienne les données d'une, de plusieurs ou de toutes les sociétés dépend de l'étendue des fonctions des programmes d'extraction des données. De même, les données de rapport ne peuvent pas être traitées pour une seule période si, en plus de la <période active> , une <période V> (à partir de la période précédente) est saisie dans l'en-tête de l'application IMPORT.

Lors du processus d'importation, les enregistrements spécifiés dans le fichier sont en général insérés. Une modification des données existantes (mise à jour) n'est possible que pour les données de base. Pour les données de rapport et les données de structure (affectations de comptes de position, descriptions de lignes de rapport, formats d'importation/exportation), la variante < Suppression de données + Nouvelle importation> est disponible à cet effet, afin que les données supprimées ne soient pas conservées.

Lors de la mise à jour des enregistrements, les attributs de l'enregistrement déjà présent dans la base de données ne sont écrasés que s'ils sont explicitement indiqués. Si cette indication fait défaut dans le fichier d'importation, le contenu actuel est conservé. En indiquant un '*', il est également possible de laisser le contenu d'un attribut vide, à condition que cet attribut soit facultatif. Les attributs pour lesquels ce contrôle est disponible sont décrits dans la documentation de l'application concernée.

Les tables de base contiennent des attributs pour les désignations qui dépendent de la langue. Ceux-ci ne peuvent être indiqués qu'une seule fois dans un enregistrement du fichier d'importation, c'est-à-dire dans une seule langue. Dans tous les cas, il faut également indiquer le code de langue correspondant. Si les désignations doivent être gérées dans plusieurs langues, il faut prévoir plusieurs enregistrements dans le fichier d'importation pour la même fiche, qui se distinguent par le code de langue et les désignations.

Pour certaines clés et certains attributs, il est possible de spécifier une conversion avant le traitement. Pour ce faire, un groupe de conversion doit être spécifié dans l'en-tête du masque IMPORT. Les conversions de clés externes en clés internes doivent être définies pour ce groupe de conversion via l'application <Affectations de groupes de conversion> (UMSOBJ). La conversion des clés de société S/L et de domaine d'activité est prise en charge dans toutes les applications qui traitent les données correspondantes. Le cas échéant, une distinction est également faite entre la clé et la société CI ou le domaine d'activité CI.

Avant de transférer les stocks de données dans IDL Konsis, certaines données de base doivent avoir été définies dans IDL Konsis, par ex :

• Plan comptable pour la reprise des numéros de compte
• Plan de comptes pour la reprise des numéros de comptes
• Comptes pour la reprise des données de rapport et des affectations compte-poste
• Postes pour la reprise des affectations compte-poste
• Types de données et Périodes pour le transfert des données de rapport
• Code de devise pour la reprise des soldes IC avec indication d'une devise de transaction
• Sociétés pour la reprise des données de déclaration, y compris les données de la société d'IC dans les soldes d'IC
• Secteurs d'activité pour la reprise des données de reporting, y compris les données des secteurs d'activité IC dans les soldes IC

3.5 Traitement des erreurs

Lors de l'importation, les données spécifiées dans le fichier sont transférées directement dans la base de données IDL Konsis avec tous les contrôles de plausibilité, comme lors de la saisie en mode dialogue. Au début du processus d'importation et dans chaque fenêtre d'erreur, le choix est possible,

• de voir chaque enregistrement erroné rejeté individuellement dans une fenêtre d'affichage ou
• sans affichage individuel jusqu'à la <fenêtre de fin> .

Les erreurs constatées lors du traitement sont normalement signalées dans une fenêtre d'affichage. L'affichage des erreurs indique le numéro de l'enregistrement erroné, l'enregistrement erroné (s'il peut être représenté), le message d'erreur, le champ erroné et le contenu du champ erroné. Dans cette fenêtre, il est possible de contrôler si d'autres erreurs doivent également être affichées dans la fenêtre de message (<OK>) ou si d'autres affichages d'erreurs doivent être supprimés (<Tout accepter>). Une troisième variante consiste à terminer immédiatement le traitement en cliquant sur < Annuler. Cela peut être particulièrement utile lorsque les données à importer contiennent une erreur systématique qui s'applique à tous les enregistrements. Les enregistrements déjà traités sont toutefois déjà enregistrés dans la base de données.

Indépendamment de l'affichage de la fenêtre de message, les enregistrements erronés, y compris les messages d'erreur et le numéro d'enregistrement courant, sont à chaque fois écrits dans un fichier journal séparé. Le nom du fichier journal est toujours dérivé du fichier traité, en remplaçant le suffixe '.TXT' par le suffixe '.PRT'. Si un fichier de ce nom existe déjà, il est renommé par le premier suffixe numérique libre à trois chiffres, soit '.001', '.002', etc. De cette manière, les protocoles de toutes les opérations d'importation sont archivés pour un ensemble de données.

Chaque fichier de protocole < Nom du fichier>.PRT peut être affiché et éventuellement corrigé par l'éditeur après la fin du traitement via un point de menu séparé dans IMPORT. Une fois les erreurs corrigées, le fichier .PRT peut à nouveau être transformé en fichier .TXT (<Enregistrer sous>) et seules les corrections d'erreurs corrigées peuvent être à nouveau reprises. Les informations d'erreur affichées (** dans la colonne 1-2) lors de la première reprise sont alors ignorées. Il est également possible de spécifier le fichier journal corrigé lui-même comme fichier d'importation dans la boîte de dialogue des fichiers.

Outre les messages d'erreur, les applications d'importation émettent également des avertissements. Ceux-ci sont émis de la même manière que les messages d'erreur dans la fenêtre de message, mais ont des boutons différents :

• <Accepter> signifie que cet avertissement doit être interprété comme une erreur. La suite du traitement est la même qu'en cas d'erreur (entre autres, enregistrement dans le fichier journal).
• <Tout accepter> signifie que non seulement l'avertissement actuellement affiché, mais aussi tous les avertissements suivants doivent être traités comme des erreurs sans que la boîte de dialogue d'avertissement ne soit rééditée. Ce comportement est indépendant du type d'avertissement.
• <Ignorer> signifie que cet avertissement doit être ignoré. Cela signifie que l'enregistrement continuera à être traité et, le cas échéant, enregistré dans la base de données.
• <Tout ignorer> signifie que non seulement l'avertissement actuellement affiché, mais aussi tous les avertissements suivants doivent être ignorés sans que la boîte de dialogue d'avertissement ne soit affichée. Ce comportement est indépendant du type d'avertissement.
• <Annuler> provoque une interruption immédiate du traitement. Les enregistrements déjà traités sont toutefois déjà enregistrés dans la base de données.

A la fin de chaque processus d'importation, une fenêtre de fin < > est éditée avec une statistique de traitement avec comptage des enregistrements corrects et erronés. Les informations de la <fenêtre de fin> sont également écrites dans le fichier journal.

Les commutateurs accessibles via l'option de menu <Extras> --> <Options> --> <Import/Export> permettent de contrôler la suppression des fenêtres de message :

• <Supprimer la boîte de dialogue des messages> entraîne la suppression de la fenêtre de démarrage, de toutes les fenêtres contenant des messages d'erreur et d'avertissement ainsi que de la fenêtre de fin. Les avertissements sont ignorés.
• <supprimer uniquement les fenêtres de démarrage> ne supprime que les fenêtres contenant des messages d'erreur, mais pas la fenêtre de démarrage, la fenêtre de fin et au moins le premier avertissement.
• <Imprimer le message de fin> fait en sorte que la fenêtre de fin ne soit certes pas affichée à l'écran, mais qu'elle soit directement imprimée sur l'imprimante standard.

4 Informations sur les interfaces entre SAP/R3 et IDL Konsis

L'étendue des fonctions et l'utilisation des interfaces standard entre SAP/R3 (Comptabilité financière - FI, Contrôle de gestion - CO ainsi que Comptabilité des immobilisations - AA) et IDL Konsis sont décrites dans une documentation séparée .

5 Informations particulières sur les interfaces standard entre la comptabilité financière DCW (AS/400) et IDL Konsis

Les interfaces RPG entre la comptabilité financière DCW et IDL Konsis sont mises à disposition par IL INTERNET LOGISTICS AG, Hambourg.

Il existe des interfaces standard entre la comptabilité financière DCW et IDL Konsis pour un transfert rapide et sûr des données suivantes : Etat à partir de la version release DCW à partir de 3.3.x

! En principe, seuls les comptes et les soldes des mandants qui ont une entrée dans le champ Société IDL sous "COFI générale" dans la base des mandants DCW sont repris !

- Données de base/de base (reprise des plans comptables)
- Plan comptable par groupe de sociétés
- pour les comptes principaux avec sous-comptes/numéros d'adresse, un compte principal d'extension est également créé (compte principal normal + "E").

Attention :
Si l'on travaille avec des clés de compression dans DCW, celles-ci ne sont pas supportées dans l'interface ! IDL Konsis travaille dans de tels cas avec des comptes de compression. Ces configurations via des comptes de compression doivent donc être effectuées manuellement et une seule fois dans IDL Konsis via le plan comptable de la société et les modifications en cours doivent être gérées en parallèle. Si l'on omet cette opération, il n'est pas possible de comparer le bilan/compte de résultat de KONSIS avec celui de DCW.
- Affectation des comptes aux postes du bilan et du compte de résultat selon la structure de la 1ère version (DCW-Tab. B0702 et B0703)
- Soldes des comptes/données à la date de référence (reprise des comptes principaux/sous-comptes)
- pour chaque compte principal, un enregistrement de solde
- pour les comptes principaux avec sous-comptes/numéros d'adresse, dans le cas d'un poste 'Solde tourne', un autre enregistrement de solde ; pour les sociétés avec 'faux mandants' / voir ci-dessous, la fonction 'Solde tourne' n'est déclenchée qu'après le solde total de tous les mandants correspondants.
- pour les comptes principaux de bilan interentreprises avec sous-comptes, un enregistrement de solde par sous-compte si le compte principal est défini comme compte 'I' dans la table DCW B3201 (ou N0301, N0401 ou N0501...).
- Soldes de compensation du groupe IC (reprise des lignes d'écriture individuelles pour les entreprises liées, mises à jour en continu dans la table DCWM/BICOBAL).
- Pour cela, il faut que les comptes principaux de bilan correspondants soient marqués "05" = compensation de groupe dans la feuille de comptes de DCW et que leurs sous-comptes soient dotés des numéros de mandant correspondants. Cela signifie que les entreprises liées qui ne se trouvent pas dans le système DCW-Fibu de l'ordinateur doivent être saisies en plus comme mandants "éloignés" avec un numéro de société IDL dans le système DCW-Fibu de votre ordinateur.
Nous vous recommandons de saisir également les mandants qui ne sont actuellement pas consolidés chez vous. Si cela n'est pas souhaité, il convient de créer un mandant DUMMY avec une société IDL DUMMY et de doter les sous-comptes correspondants de ce mandant DUMMY. On évite ainsi les messages d'erreur lors du transfert batch des soldes intercompagnies.
ATTENTION : La reprise des soldes de compensation interentreprises ne peut pas être répétée seule, car les soldes des comptes principaux sont modifiés. Si une répétition s'avère nécessaire, les comptes principaux correspondants doivent être préalablement supprimés via KTOSAL et réimportés. Schéma de transfert -----------------------------------------------
+----------------------------+ | | 1.Mise à disposition AS/400 | | DCW Comptabilité financière | |  Point de menu : IDL | | +----------------------------+ DCW v DCW *) | +==================+ +--------------+ | |- Reprendre | | DCW/IDL | | Plan comptable | + |  Convertir->| | | Tables | | -<| | B3201+03/N0xxx | | +==================+ +--------------+ | | - sans | |  Protocole d'erreurs | | DCW **) v DCW | +------------------+ +==================+ +==================+ | |= IDL Base des comptes |-->- Reprendre |- Reprendre | |> Comptes généraux/principaux| | Soldes des comptes | | IC-Compensation | | DCW :IKOBMST | | | | | | IDL:KPKONTEN.TXT| -<| avec DCW:IKOBMST | -<| de DCW:BICOBAL | | +------------------+ | +==================+ | +==================+ | | - veuillez traiter | | |  Protocoles 1-3 | | | +------------------+ | +------------------+ | | |= IDL KtnZuordn.à| |= IDL Soldes de comptes| |>| Position Bil/CA| |>| Comptes généraux/principaux| | | DCW:IAGGEXP | | DCW:ISALEXP | | | IDL:KPAGGKTO.TXT| | IDL:KPSALDEN. | |>| TXT| | +------------------+ | +------------------+ | | +------------------+ | +------------------+ | | |= IDL IC-Unter- | | |= IDL IC-KonzVerr | | |>|  soldes comptables | | DCW:ISICEXP | | DCW:ISCCEXP | | IDL:KPICSALD.TXT| | IDL:KPICKONV.TXT| | +------------------+ | +------------------+ | v v | +----------------------------+ | | ***) | ----------------->| 2.Transfert de données DCW/IDL | | 3.Reprise FIBU | | IDL Konsis : IMPORT | | +----------------------------+.

La création et la suppression des fichiers de mise à disposition sur la page DCW peut se faire
- pour un seul mandant
- pour plusieurs mandants, l'un après l'autre, dans le(s) même(s) fichier(s) de mise à disposition, c'est-à-dire une sélection par mandant sans que le(s) fichier(s) de mise à disposition ne soit(nt) supprimé(s) entre-temps.
- reprise à l'échelle du groupe conformément à la terminologie DCW, c'est-à-dire tous les mandants du même groupe RECOMMANDATION : La suppression devrait toujours être effectuée à l'échelle du groupe.

Dans les fiches de mandants DCW, les entrées suivantes doivent préalablement être correctes sous 'Modifier la comptabilité financière générale' :
- la société IDL
- le secteur d'entreprise IDL, dans la mesure où le mandant DCW ne correspond pas à une société juridiquement indépendante ; sinon, vide, car il ne s'agit plus d'un champ obligatoire dans IDL depuis l'EURO-Release98.

IMPORTANT : Si l'on copie des bases de mandants dans DCW, il faut absolument modifier ou supprimer la société IDL ou le domaine d'entreprise IDL dans le nouveau mandant. Sinon, on obtient des soldes erronés.

En omettant ces deux entrées dans la base de mandants DCW, on peut notamment faire en sorte que des mandants budgétaires ou tests particuliers restent masqués avec toutes les données pour IDL Konsis et ne soient donc pas transférés. Si les données de tous les mandants avec le numéro de société IDL du même groupe ne sont pas extraites, il faut vérifier si les autorisations des mandants sont éventuellement limitées conformément aux conventions standard DCW.

*) Avant de pouvoir lancer le transfert, certaines tables de conversion DCW/IDL doivent être remplies avec des données supplémentaires qui n'étaient pas contenues jusqu'à présent dans les tables DCW. Par défaut, les noms de table B2301 Comptes avec code de compte1+2 N0303 Tableau clé pour les codes de compte autorisés1+2 sont utilisés à cet effet.
Depuis la version 3.3.x de DCW, l'entrée dans la feuille de comptes dans le champ Détermination du compte pour 05 = compensation de groupe est interprétée avec les particularités suivantes :
- Données de base des comptes le code du compte1 est automatiquement mis sur 'I' pour Intercompany, même si le compte ne se trouve pas dans la table de conversion B3201 (ou N0301, N0401 ou N0501...).
- Soldes de sous-comptes IC/Intercompany (Actuellement, les comptes principaux correspondants doivent également être définis dans la table B3201 avec Cnz1 de compte = 'I'), le numéro de mandant du champ <Entreprise liée> du sous-compte DCW est directement utilisé pour la conversion vers la société IDL. Dans tous les autres cas, on essaie de trouver la base mandant DCW via le numéro d'adresse DCW, à partir de laquelle la société IDL est ensuite récupérée.

Si les tables N03 sont déjà occupées chez le client, d'autres noms doivent être définis individuellement pour IDL Konsis. Pour plus d'informations, veuillez consulter les instructions d'installation pour les interfaces DCW/IDL ; elles sont documentées sur le CD d'IDL Konsis dans le chemin DOKU\DCW.

**) pour le transfert correct des soldes, la base de comptes IDL actuelle doit toujours être mise à disposition sur l'AS/400 (IKOBMST), qui est formée à partir des feuilles de comptes DCW plus les informations supplémentaires des tables de conversion DCW/IDL.
Si cela n'est pas respecté, les situations d'erreur suivantes peuvent survenir :
- absence de valeurs de report pour les comptes de bilan en raison de l'absence de code bilan/compte de résultat
- fractionnement des soldes manquant pour les débiteurs/créanciers/créanciers d'E-Ctn
- absence de transfert de soldes de sous-comptes IC/Intercompany

Les protocoles de soldes suivants sont établis et doivent être traités :
1. Liste avec - comptes manquants dans la base de comptes IDL sur l'AS/400 - numéros d'adresse non convertibles dans le domaine des sous-comptes
2. liste des soldes
3. protocole de réconciliation pour les <postes soldés>  avec les soldes totaux pour tous les mandants d'une société (correspond à DCW DEF12).

Du côté de DCW, il existe une option d'interface supplémentaire pour la mise à disposition des soldes prévisionnels dans les mêmes formats de fichiers que les soldes des comptes. En cas de besoin, il convient de s'adresser à IDL.

***)Les fichiers de transfert sont mis à disposition par défaut du côté DCW dans la bibliothèque DCWM, tandis que le tableau de base BICOBAL est géré comme un tableau DCW dans la bibliothèque DCWD. Après l'exécution des programmes de transfert sur l'AS/400, les fichiers d'interface mentionnés sont mis à disposition. Il faut maintenant une fonction simple de transfert de fichiers qui transfère les fichiers de mise à disposition de l'AS/400 dans le répertoire local IDL\BATCH chez le destinataire (une icône de transfert de fichiers par fichier chez le client).

Il y a donc une répartition claire des fonctions pour les 3 phases :
1. mise à disposition sur l'AS/400
2. transfert de fichiers de l'AS/400 vers le client/PC IDL Konsis
3. reprise sur le client consulaire/PC IDL.

Autres conditions qui doivent être remplies dans l'organisation DCW-Fibu pour le transfert automatique :

Remarque concernant le champ N° de mandant DCW :
1. S'il existe, il convient de faire la distinction entre < vrais> et <vrais> mandants DCW : vrais =  sociétés juridiquement indépendantes établissant leur bilan au sens du Code de commerce allemand faux =  établissements/succursales qui ne sont qu'une partie d'une société juridiquement indépendante établissant son bilan au sens du Code de commerce allemand Dans ce cas, il faut préalablement se mettre d'accord pour le transfert dans IDL Konsis si celui-ci doit être effectué sous la clé <IDL-Société-N° > ou <IDL-Domaine d'entreprise>  . Pour une clarification supplémentaire des termes, on utilise l'action < Aide/Application> des applications IDL Konsis GES et UBR.
2 Comme l'attribution des numéros de société doit se faire de manière uniforme pour l'ensemble du groupe, il faut également créer des fiches de mandant dans DCW pour les sociétés pour lesquelles la comptabilité n'est pas traitée par DCW. Ces numéros de mandant peuvent alors également être utilisés comme < Entreprise liée>  pour les comptes de compensation du groupe comme décrit ci-après.
3. le n° de plan comptable pour IDL Konsis est réglé par défaut sur DCW + XXX (= n° du groupe DCW) dans tous les masques de sélection DCW, mais peut être remplacé si nécessaire.

Recommandation pour la création de comptes :
1. tous les comptes principaux de bilan <IC/Intercompany>  sont gérés dans DCW dans tous les mandants, c'est-à-dire de manière uniforme pour le groupe avec des sous-comptes.
2 Tous les <comptes généraux de bilan IC/Intercompany>  sont dotés dans DCW de la détermination de compte < Compensation de groupe=05>.
3 Tous les sous-comptes de ces comptes principaux de bilan IC/Intercompany sont dotés dans DCW de l'entrée de mandant correspondante dans le champ <Entreprise liée>.

Ce qui suit ne s'applique que si la recommandation ci-dessus n'a pas pu être respectée :
- Fiche mandant/société
- Toutes les sociétés mères et filiales au sens du Code de commerce allemand doivent avoir un numéro d'adresse DCW unique pour tous les mandants DCW et être affectées au même groupe d'adresses DCW, en particulier si l'on travaille avec plusieurs installations AS/400. Cela signifie également que tous les mandants qui ne sont pas facturés via DCW doivent être configurés dans DCW en tant que < mandants distants.
Le numéro d'adresse DCW correspondant doit donc être attribué dans toutes les fiches de mandants DCW.
- Tous les <faux>  mandants doivent être attribués au même groupe d'adresses DCW que le mandant 'réel' correspondant.
- Dans la mesure où l'on travaille dans DCW avec plusieurs groupes de groupes, par exemple pour l'intégration de plans comptables unitaires étrangers, et que des relations intercompagnies doivent être lues, il est nécessaire de saisir également le numéro d'adresse DCW correspondant pour tous les groupes dans ce tableau de mandants DCW/IDL séparé N0302. (Tab. N0302 supprimé depuis la version DCW 3.3.1)

Feuilles de comptes / base de données des comptes
- Les affectations et structures de postes de bilan/compte de résultat DCW à utiliser pour IDL Konsis (1ère structure tab. DCW B0702, B0703) doivent être identiques pour tous les mandants DCW à inclure (<hommes> et <femmes>).
Soldes des comptes
- La base pour les données IDL Konsis est toujours le niveau de compte DCW avec
- les soldes des comptes principaux pour tous les comptes et
- des soldes de sous-comptes avec des numéros d'adresse pour
Comptes courants IC (bilan)
Échanges de prestations IC (compte de résultat)
Compensations du groupe IC
- La base est constituée par les lignes d'écritures mises à jour dans DCW dans le fichier BICOBAL.
ATTENTION : Il est important de noter que la reprise des compensations de groupe CI pour une société/un secteur d'entreprise ne peut être répétée correctement que si les soldes des comptes principaux correspondants ont été préalablement supprimés et repris à nouveau. Dans le cas contraire, les données sont placées de manière multiplicative dans les comptes interentreprises à chaque exécution et sont réduites du solde du compte principal correspondant. - Il convient également de vérifier si de nouveaux comptes intercompagnies ont été créés dans le plan comptable de la société, ainsi que dans le plan comptable du groupe (7e position d'un compte = "I") et si les affectations automatiques de ces comptes au poste du compte de résultat sont correctes. Ils sont créés par le système comme les comptes principaux correspondants, sans "I" à la 7e position. S'ils ne sont pas pris en compte dans la consolidation des AE, il faut d'abord supprimer le code de consolidation du compte de groupe, puis du compte de société.

6 Démarrer l'importation via la ligne de commande

IDL Konsis offre la possibilité de démarrer l'importation via la ligne de commande. Pour cela, il faut appeler

java -jar import.jar [options] 

dans le répertoire "load".

L'option "/help" donne la liste suivante des options possibles avec une brève description :

java -jar import.jar /help
usage: java -jar import.jar [options]
option: /help              this Helptext
        /mode=j|n          (j = jni, n = new socket)
        /debug             turn on debug output
        /i=...             ini-File Name
        /ServerLogDebug    turn on debug output into the logfile of the server
        /dbms=...          the dbms
        /dbname=           database name
        /username=         username
        /hostname=         appserver hostname
        /pass=...          the users pass word
        /port=             appserver port
        /modulname=        eg. TXTSALD, TXTANLBEW ...
        /filename=         eg.  KPKONTEN.txt
        /logfile=          logfile
        /jobid=            for running IEJobs,  the id number of job (in this case: 
FORMATNAME "#DB", FILENAME void)
        /formatname=       IMPFORM Import/Export-Format-Id   defined in application IMPFIELD
        /KTK=              <group/sub-group>        /SOC=              <company>        /ACTIVITY=              <business unit>        /PER=              <closing date actual period>        /VABR=             <from period>        /DATTYP=              <chart of accounts>        /AGB=              <chart of positions>        /AGG=              <position>        /ACCDEF=              <chart of cost centers>        /KST=              <cost center>        /LANGUE=              <language>        /UMS_GUI=          <transformation group>        /EX_FAC=           <ex fac>        /LANG=             language of messages: DEU (default) | ENG | USA | FRA | RAPPCOL
        /MIT_VORTRAG=      <with carry-forward: X>        /IMPORT_WARNING_IGNORE=false|true (true: ignore all WARNINGS-MESSAGES, false= ERROR)

Exemple de lancement d'une importation de fichiers :

java -jar import.jar /i=C://Konsis//system//idldb.ini /formatname=#TXT /modulname=TXTANLBEW 
/filename=c://tmp/anlbew_Import.txt /dbms=DB2 /dbname=IDLDB /username=idladmin 
/pass=idladminpass /logfile=//C://TMP//import.log /UMS_GUI=MEINE_UMS

Exemple de lancement d'un IEJob existant :

java -jar import.jar /i=C://Konsis//system//idldb.ini /formatname=#DB /jobid=100 /dbms=DB2 
/dbname=IDLDB /username=idladmin /pass=idladminpass /logfile=//C://TMP//import.log 
/UMS_GUI=MEINE_UMS

Option spéciale "IMPORT_WARNING_IGNORE":

Avec cette option et la valeur 'TRUE', les éventuels messages WARN des programmes d'importation, qui deviennent normalement automatiquement des erreurs lors de l'importation via la ligne de commande, peuvent être ignorés. Cela correspond au bouton "Ignorer tout" lors du démarrage de l'importation via le menu d'importation. Le contrôle de l'enregistrement se poursuit alors automatiquement jusqu'à la prochaine erreur ou la fin des contrôles.

6.1 Traitement des erreurs

Il est possible d'indiquer dans le paramètre /logfile= un fichier journal en plus du protocole. Si ce paramètre ne contient pas de valeur, c'est-à-dire "/logFile=", les sorties sont éditées sur Standard Out. Si ce paramètre n'est pas indiqué, les sorties sont écrites dans <nom du module>.log comme auparavant.

Ce fichier journal est écrit en plus du journal contenant les détails techniques de l'exécution, y compris le code de retour.

Les ReturnCodes sont définis de la manière suivante :

0

sans erreur

200

erreur d'importation professionnelle

-1

autre erreur

-5

Erreur de connexion

-202

Erreur de fichier

-203

Format non trouvé

-204

Module non trouvé

-205

Groupe de conversion non trouvé

-206

Erreur lors de l'initialisation du travail

-207

IEJob non exécutable

-208

IEJob déjà lancé

java -jar import.jar /help 

l'aide avec tous les paramètres possibles pour l'appel.