Suivi des modifications

1 Présentation

La journalisation des modifications permet de suivre individuellement les modifications apportées aux attributs de différentes données permanentes et données de rapport. Vous pouvez voir non seulement que quelque chose a changé et quand, comme cela est déjà possible dans les tableaux de bord, mais exactement quoi et par quelle fonction. L'activation de la consignation des modifications n'est possible pour la plupart des fichiers qu'avec une licence supplémentaire payante.

La journalisation des données suivantes est actuellement disponible :

Les résumés affichent les jeux de journaux, permettent une sélection en fonction des attributs principaux (semblables à la vue d'ensemble des données maîtres) et en plus des demandes par type (insertion, modification, effacée) et par moment de modification. Ainsi, toutes les modifications peuvent être sélectionnées à partir d'un moment donné, ou encore l'état de la table originale à un moment donné.

2 Contrôle Suivi des modifications (LOG)

Pour activer la journalisation, saisissez le nom de la table (ou sélectionnez-le dans la liste déroulante) dans l'application Journalisation des modifications (LOG) et sélectionnez l'action Activer la journalisation des modifications. Cette action copie l'état actuel de la table spécifiée dans la table de journal. L'activation ne doit pas connecter d'autres utilisateurs à la base de données. Toutes les modifications sont ensuite consignées dans la table de journalisation correspondante.

L'application LOG fournit également des fonctionnalités permettant de désactiver et de réorganiser la table.

• La désactivation efface l'intégralité du journal de la table sélectionnée et ne consigne plus les modifications ultérieures.
• La consignation reste en principe activée pendant la réorganisation. Les dates jusqu'au moment de la réorganisation (saisies dans la cellule Date du journal - A) sont supprimées, la dernière entrée étant conservée en tant que nouvelle valeur de début. Si cette dernière entrée est un « effacer », elle est également supprimée avec.

La journalisation des applications SOCTRA et CONTRA est activée par défaut.

3 Exemple : Enregistrement des données maîtres Modifications de compte

Le programme Modifications de compte (LOGACC) documente toutes les modifications dans le registre des comptes. L'attribution d'identifiants distincts pour l'activation (A), l'insertion (I), la modification (U) et l'efface (D) et le marquage coloré supplémentaire (« jaune ») de toutes les cellules modifiées ultérieurement permet de démontrer sans faille toutes les modifications des données maîtres des comptes.

Illustration : Exemple de journal des modifications de compte

Type de modification : A (activé) Le compte 11030 était déjà présent lors de l'activation de la journalisation (LOG et LOGACC) et a été inséré avec le type de modification « A ». Cela s'applique à tout compte déjà déposé dans le système après activation de la fonction.

Type de modification : U (modifié) L'indicateur « U » est défini chaque fois que quelque chose a été modifié sur le compte. Le marquage jaune permet d'identifier rapidement la cellule qui a été modifiée. Dans l'exemple, la nature de compte B a été déplacée vers la colonne IC. Ces deux modifications ont été apportées par la conversion de la version 2013.0.

Type de modification : I (inséré) Dans l'exemple, le compte 11031 a été ajouté après l'activation de la journalisation et devient ainsi le type de modification « I ».

Type de modification : D (effacé) Dans l'exemple, le compte 11031 a été effacé et reçoit le type de modification « D ».

4 Principe à quatre yeux pour les écritures dans le comptes sociaux et le groupe

Si vous activez la journalisation des écritures dans le comptes sociaux (LIVRE) et dans le groupe (LIVRE), toutes les modifications apportées à ces écritures sont consignées. En outre, il est également possible de bloquer les justificatifs et de les protéger ainsi contre d'autres modifications.

Pour ce faire, des fonctions correspondantes sont disponibles dans les menus contextuels de ECRIT et de CONECR sous la forme de symboles de cadenas, une fois la journalisation activée. Un justificatif ne peut être verrouillé que par un utilisateur qui n'apparaît pas dans les écritures en tant qu'utilisateur des modifications. Lorsqu'un justificatif est verrouillé, l'icône de verrou l'affiche dans le récapitulatif ECRIT/CONECR. Vous ne pouvez pas modifier un justificatif verrouillé. Cela concerne aussi bien les modifications manuelles dans LIVRE/LIVRE, que les traitements mécaniques ou l'importation. Des messages d'erreur s'affichent lorsque vous essayez de modifier les écritures des justificatifs verrouillés. Le blocage des documents peut être levé à tout moment, mais le justificatif doit être à nouveau bloqué après.

S'il existe des justificatifs verrouillés, la création d'une liasse vérifie que tous les justificatifs ont été verrouillés. S'il existe des justificatifs déverrouillés, un message s'affiche.

5 Enregistrement des Statu quo des données dans le comptes sociaux et le groupe

Les journaux des Statu quo des données du comptes sociaux (SOCTRA) et du groupe (CONTRA) sont activés par défaut et ne peuvent pas être désactivés. Les résumés LOGSOCTRA et LOGCONTRA indiquent quels sont les fichiers de données qui ont été modifiés, à quel moment, avec quelle fonction et par quel utilisateur. Cela peut notamment aider à retracer les erreurs.

Les synthèses LOGSOCTRA et LOGCONTRA sont disponibles en quelques mots. Vous pouvez également les obtenir à partir du menu contextuel des vues d'ensemble SOCTRA et CONTRA.