Import

1 Kurzbeschreibung

Mit dieser Anwendung wird die maschinelle Überleitung von Daten aus der Finanzbuchhaltung des Kunden oder aus anderen externen Quellen (z.B. IDL Connector) in das IDL Konsis-System unterstützt. Voraussetzung ist, dass die Daten in Form einer lesbaren (ASCII-)Datei vorliegen.

2 Beschreibung der Aufrufanwendung IMPORT

2.1 Eingabemöglichkeiten

Die Anwendung bietet zwar eine Vielzahl von Eingabefeldern, diese dienen jedoch nicht der Selektion von Daten und haben daher keinen Einfluss auf die im Tabellenteil angezeigten Zeilen. Die Eingabefelder dienen vielmehr der Steuerung des Importvorgangs oder anderer Folgeanwendungen. Die Eingabefelder werden weitgehend aus der Vorbelegung des Benutzers vorbelegt.

Generelle Pflichteingaben sind nur für die Parameter Periode und Datenart erforderlich. Sie werden beim Import für Berichtsdaten ausgewertet. Beim Import für Stammdaten werden sie nicht ausgewertet. Da diese Felder aus der Vorbelegung des Benutzers initialisiert werden, ist eine manuelle Angabe nur notwendig, wenn die benötigten Schlüssel abweichen. Durch die Angabe von ab Periode kann auch ein Periodenintervall vorgegeben werden.

Auch die Angaben für Konzern/Tk, Gesellschaft und Geschäftsbereich dienen vor allem der Plausibilisierung der importierten Berichtsdaten um sicher zu stellen, dass die angegebene Datei die erwarteten Daten tatsächlich enthält. Für die Import-Variante <Löschen Daten + Neu-Import> für Berichtsdaten muss entweder die Gesellschaft oder der Konzernkreis vorgegeben werden um zu vermeiden, dass andere Daten gelöscht werden.

Auf ähnliche Weise dienen die Eingaben für Kontenplan, Kostenstellenplan, Positionsplan und Report-Id zur Plausibilisierung der eingelesenen Daten beim Import von Konten, Kostenstellen, Positionen, Konten-Positions-Zuordnungen und Reportzeilenbeschreibungen.

In der Format Id kann das Format angegeben werden, das den Zeilenaufbau der zu importierenden Textdatei beschreibt. Diese Format-Id muss in IDL Konsis definiert sein (s. Anwendung IEF). Zu dieser Format-Id muss für den jeweiligen Datenbestand in der Anwendung IEFFEL eine Zuordnung zu den IDL Konsis-Feldern definiert worden sein. Die Format-Id kann nach Start des Importvorgangs auch im Dateidialog spezifiziert werden, sofern dieser nicht unterdrückt wurde. Ohne Angabe wird das IDL Konsis-Standardformat #TXT unterstellt.

Über die Umsetzgruppe kann spezifiziert werden, wie bestimmte Schlüssel beim Importvorgang umgesetzt werden sollen. Dies ist notwendig, wenn die Schlüsselsysteme des Herkunftssystems (Buchhaltung) und des Zielsystems (IDL Konsis) nicht übereinstimmen. Typischer Anwendungsfall ist die Umsetzung von Gesellschaftsnummern, die in IDL Konsis anders vergeben wurden als um Herkunftssystem. Voraussetzung ist die Definition der Umsetzgruppe in der Anwendung UMS sowie die Definition der Umsetzregeln in der Anwendung UMSOBJ.

Die Eingabefelder Monat > 12, Geschäftsjahresvariante, SAP-Mandant, ab Änderungsdatum, Sprache und mit Vortrag dienen vor allem der Steuerung des Vorgangs zum Auslesen der gewünschten Daten aus dem Herkunftssystem, wie dies insbesondere für die SAP-Schnittstelle unterstützt wird. mit Vortrag sorgt außerdem dafür, dass beim Laden von Bewegungsdaten in der Variante <Löschen Daten + Neu-Import> die durch den Periodenvortrag erzeugten Daten erhalten bleiben.

2.2 Tabellenteil

Mit jedem Import-Vorgang werden Daten eines Datenbestandes übernommen. Die Datenbestände werden im Tabellenteil des Fensters aufgelistet. Die Darstellung erfolgt dabei in Baumstruktur, wobei die unterstützten Datenbestände in die Gruppen

• Stammdaten,
• Einzelabschluss,
• Konzernabschluss und
• Sonstiges

gegliedert sind. Vor dem Ausführen einer Aktion ist die Zeile des betreffenden Datenbestands zu markieren.

2.3 Aktionen / Folgeanwendungen

Einlesen Import-Datei (.TXT)

Diese Aktion startet den Importvorgang für den markierten Datenbestand. Diese Aktion wird als Standard-Aktion auch durch einen Doppel-Mausklick auf eine Zeile ausgelöst.

Löschen Daten + Neu-Import (TXT-Datei)

Diese Aktion startet ebenfalls den Importvorgang für den markierten Datenbestand, allerdings in einer Variante, in der bereits vorhandene Daten zuvor gelöscht werden. Dies ist u.a. notwendig, wenn ein Datenbestand wiederholt übernommen wird. Diese Variante steht nur für einige Datenbestände zur Verfügung, vor allem Berichtsdaten oder Strukturdaten (Zuordnungen). Um fehlerhaftes Löschen zu vermeiden, muss der zu löschende Datenbestand durch entsprechende Schlüsseleingaben im Kopfteil eingegrenzt werden. So ist für Berichtsdaten die Angabe der Gesellschaft oder des Konzernkreises erforderlich. Der Konzernkreis wird unter Berücksichtigung der Periode und der ex-Datenart (aus der Vorbelegung in die Maske eingestellt) ermittelt. Die Anwendungen fragen standardmäßig nach, bevor die Daten gelöscht werden. Einzelheiten der Wirkung können der Beschreibung der jeweiligen Importanwendung entnommen werden.

Auslesen Daten aus Fremdsystem

Diese Aktion startet keine IDL Konsis-Anwendung, sondern einen externen Programmaufruf, sofern ein solcher für den markierten Datenbestand (anwenderseitig) hinterlegt wurde. Typischerweise handelt es sich hierbei um ein Programm, mit dem Daten aus dem Fremdsystem (Buchhaltung) ausgelesen und bereitgestellt werden oder mit dem bereitgestellte Daten auf ein verfügbares Laufwerk kopiert werden. Der externe Aufruf ist in der Anwendung <Menüpunkte> (MEN) im Eingabefeld "Externer Aufruf" bei einer Menü-Id einzutragen, die mit 'UNL' beginnt und anschließend de jeweiligen Datenbestand bezeichnet. Diese Funktionalität kommt insbesondere für die SAP-Schnittstelle zum Einsatz.

Editieren Import-Datei (.TXT)

Diese Aktion ruft den Standard-Editor auf, um die Importdatei (Standard-Suffix '.TXT') anzusehen oder zu ändern. Hierdurch kann z.B. überprüft werden, ob die angegebene Datei tatsächlich die erwarteten Daten enthält. Oder es können fehlerhafte Inhalte vor dem Importvorgang korrigiert werden. Die Datei muss dann nach der Änderung gespeichert werden.

Editieren Protokoll-Datei (.PRT)

Diese Aktion ruft den Standard-Editor auf, um die Protokolldatei (Standard-Suffix '.PRT') anzusehen oder zu ändern. Hierbei können z.B. Fehlermeldungen eingesehen werden, die während des Importvorgangs unterdrückt wurden. Da die Protokolldatei auch die fehlerhaften Datensätze enthält, können diese auch korrigiert werden. Nach Speichern der geänderten Datei (evtl. unter anderem Namen) kann diese Datei im Dateidialog als neue Importdatei angegeben werden, so dass nur die zunächst fehlerhaften Sätze erneut importiert werden.

Anzeigen Übersicht

Diese Aktion verzweigt in die Übersichtsanwendung für den markierten Datenbestand. Die im Kopfteil angegebenen Schlüssel werden dabei übernommen soweit sinnvoll. Durch diese Aktion kann vor dem Importvorgang überprüft werden, ob es bereits Daten für die angegebenen Schlüssel gibt. Nach dem Importvorgang können die importierten Daten eingesehen werden. Über die Spalten "Änd.Datum" und "AndZt" kann unterschieden werden, welche Daten durch den Importvorgang eingefügt oder verändert wurden.

Verarbeitungssteuerungen

Diese Aktion verzweigt in die Übersicht VERARB, die den Status der Berichtsdaten in Form von Meldungsnummern darstellt. Diese Anwendung ist daher nur für Berichtsdaten des Einzelabschlusses interessant.

Import/Export-Format-Ident

Diese Aktion verzweigt in die Übersicht IEF, in der die für den markierten Datenbestand definierten Format-Idents aufgelistet werden. Neben dem Standard-Format "#TXT" werden die anwenderseitig definierten Formate angezeigt.

Zuordnung IDL Konsis-Felder zu Formaten

Diese Aktion verzweigt in die Übersicht IEFFEL, in der die für den markierten Datenbestand definierten Formatbeschreibungen aufgelistet werden. Neben dem Standard-Format "#TXT" werden die anwenderseitig definierten Formate angezeigt.

Hilfetext anzeigen

Diese Aktion öffnet den Hilfetext für den jeweiligen Importvorgang. Darin werden einerseits Besonderheiten der Importanwendung beschrieben (vorzugebende Schlüssel, nur Einfügen oder auch Ändern, Verfügbarkeit der Variante mit Löschen etc.), andererseits ist eine Beschreibung des Standard-Importformats "#TXT" enthalten einschl. der Angabe von Pflichtfeldern. Diese Aktion kann auch durch die Taste <F1> nach Markieren einer Zeile ausgelöst werden.

Zur Zeit stehen folgende Importanwendungen für Stammdaten zur Verfügung:

Zur Zeit stehen folgende Importanwendungen für den Einzelabschluss zur Verfügung:

Zur Zeit stehen folgende Importanwendungen für den Konzernabschluss zur Verfügung:

Zur Zeit stehen folgende Importanwendungen für Sonstiges zur Verfügung:

3 Allgemeiner Ablauf eines Importvorgangs

3.1 Auslesen aus Fremdsystem und Transfer der Importdatei

Die Überleitung aus einem Fremdsystem erfolgt für jeden Datenbestand in 3 Schritten:

• Auslesen der Daten aus dem jeweiligen Fremdsystem und Bereitstellung als lesbare (ASCII-)Datei
• Transfer/Datenübergabe der bereitgestellten Datenbestände per E-Mail oder Filetransfer auf ein Laufwerk, auf das der IDL Konsis-Empfänger zugreifen kann
• Übernahme der Daten in IDL Konsis mit Hilfe der Anwendung IMPORT aus dem jeweiligen Verzeichnis

Die ersten beiden Schritte erfolgen außerhalb von IDL Konsis. Sind die Vorgänge aber derart, dass sie als Kommandozeilenaufruf des Betriebssystems (bei Windows DOS-Befehlszeile) spezifiziert werden können, ist ein Aufruf aus IMPORT möglich. Dazu dient die Aktion <Auslesen Daten aus Fremdsystem>. Dahinter steht ein Menüpunkt, der mit der Zeichenfolge "UNL" beginnt (s. Anwendung MEN). Bei dem jeweiligen Menüpunkt kann der Anwender die Befehlszeile eingeben, die dann beim Aufruf dieser Aktion ausgeführt wird.

3.2 Dateidialog

Aufbau der Dateizeilen, Dateiname und Verzeichnis sind grundsätzlich frei wählbar. Sie müssen dann beim Importvorgang im Dateidialog angegeben werden. Soll der Dateidialog unterbleiben (einstellbar über den Menüpunkt <Extras> --> <Optionen> --> <Import/Export>), so gelten als Defaultwerte

• Standard-Export/Import-Format von IDL Konsis, beschrieben unter der Format-Id "#TXT" in der Anwendung "Zuordnung IDL Konsis-Felder zu Formaten" (IEFFEL)
• Der Standard-Dateiname lautet jeweils "KPxxxxxx.TXT", wobei "xxxxxx" 6-stellig für den Datenbestand steht und der Menü-Id in IDL Konsis (z.B. "ANLBEW") entspricht. Ist die Menü-Id kürzer als 6 Stellen, wird sie mit 'X' aufgefüllt (z.B. "GESXXX"). Historisch bedingte Ausnahmen: "KPSALDEN.TXT" für "KTOSAL" sowie "KPKONTEN.TXT" für "KTO". Aus Rücksicht auf bestehende Schnittstellen erfolgt hier keine Anpassung. Der Standard-Dateiname wird (ohne den Suffix '.TXT') in der Tabelle von IMPORT in einer Spalte angezeigt.
• Das Standard-Import-Verzeichnis kann über den Menüpunkt <Extras> --> <Optionen> --><Import/Export> eingestellt werden.

Hinweis: Wenn eine Textdatei den Eintrag „HERKUNFT=KONSIS“ enthält, werden alle leer gelassenen Felder während des Imports dazu führen, dass die entsprechenden Attribute aus der Datenbank gelöscht werden. Wenn die Herkunft jedoch nicht KONSIS ist, werden Attribute nur gelöscht, wenn ein Sternchen (*) explizit in das relevante Feld innerhalb der Textdatei gesetzt wird; andernfalls bleiben die bestehenden Datenbankwerte erhalten – selbst wenn das Feld leer erscheint.

3.3 Steuerparameter

Die Importdatei enthält unterschiedliche Zeilen:

• Leerzeilen werden bei der Verarbeitung ignoriert.
• Kommentarzeilen beginnen immer mit '**'. Sie werden ebenfalls bei der Verarbeitung ignoriert. Kommentarzeilen entstehen z.B. beim IDL Konsis-Export bei der Ausgabe von Überschriften und Summenzeilen.
• Steuerzeilen beginnen immer mit '$$'. Sie haben eine spezielle Funktion, die nachfolgend beschrieben wird.
• Alle anderen Zeilen werden als normale Datenzeilen behandelt und führen zu einer Veränderung der Datenbank oder zu einer Fehlermeldung.

Die Steuerzeilen müssen folgenden Aufbau haben: "$$ <Steuerwort>=<Wert>". Als Muster kann eine mit IDL Konsis erzeugte Exportdatei dienen. Folgende Steuerworte haben funktionale Auswirkungen:

CODEPAGE

spezifiziert den Zeichensatz, mit dem die Importdatei erstellt wurde. Diese Angabe betrifft insbesondere die korrekte Darstellung von Umlauten und Sonderzeichen in den sprachabhängigen Bezeichnungen und Bemerkungen. Die Angabe dieses Parameters bewirkt eine Umsetzung des Eingabesatzes gemäß der angegebenen Codepage. Ohne Angabe dieses Parameters wird die derzeit meist verwendete Codepage "windows-1252" unterstellt.

TESTSTR

enthält als Wert die Zeichenfolge "AÖÜaöüß" in dem (unter CODEPAGE angegebenen) Zeichensatz. Durch diese Angabe kann geprüft werden, ob die angegebene CODEPAGE zu einer korrekten Umsetzung dieser Zeichenfolge führt.

LOCALE

gibt an, in welcher landesspezifischen Form nummerische und Datumswerte ggfs. enthalten sind. Die Angabe erfolgt in dem in Java verwendeten Format (z.B. LOCALE=de für deutsche Formate). Ohne Angabe erfolgt keine Umsetzung der Werte.

VERSION

bewirkt einen Vergleich der angegebenen Versionsnummer mit der vom Programm verarbeiteten Versionsnummer für das Eingabeformat. Es handelt sich dabei immer um das intern verwendete Default-Format ('#TXT'). Anwenderseitig definierte Formate sind von dieser Versionsprüfung nicht betroffen.

HERKUNFT

bezeichnet das System, aus dem die Importdatei erzeugt wurde. Typische Werte sind 'KONSIS' für aus IDL Konsis exportierte Daten, 'CONNECTOR' für mit IDL Connector erzeugte Daten oder der Name des Fremdsystems (z.B. 'SAP', 'AXAPTA'). Durch diese Angabe können spezifische Sonderbehandlungen in der Verarbeitung gesteuert werden, wo dies notwendig ist.

3.4 Verarbeitung der Daten

Es liegt an dem Funktionsumfang der Programme zum Auslesen der Daten, ob eine Datei die Daten einer, mehrerer oder aller Gesellschaften enthält. Ebenfalls können Berichtsdaten nicht nur einer Periode verarbeitet werden, wenn im Kopf der IMPORT-Anwendung außer der <Akt.Periode> eine <V-Periode> (ab Vorperiode) eingetragen ist.

Beim Importvorgang werden die in der Datei spezifizierten Datensätze in der Regel eingefügt. Eine Veränderung vorhandener Daten (Update) ist nur für Stammdaten möglich. Für Berichtsdaten sowie Strukturdaten (Positions-Konten-Zuordnungen, Reportzeilenbeschreibungen, Import/Export-Formate) steht für diesen Zweck die Variante <Löschen Daten + Neu-Import>zur Verfügung, damit entfallene Daten nicht erhalten bleiben.

Beim Update der Datensätze werden Attribute aus dem in der Datenbank bereits vorhandenen Satz nur dann überschrieben, wenn sie explizit angegeben sind. Fehlt die Angabe in der Import-Datei, bleibt der bisherige Inhalt erhalten. Durch die Angabe eines '*' ist es auch möglich, den Inhalt eines Attributs leer zu setzen, sofern dieses Attribut optional ist. Für welche Attribute diese Steuerung zur Verfügung steht, ist in der Dokumentation der jeweiligen Anwendung beschrieben.

Stammtabellen enthalten Attribute für Bezeichnungen, die sprachabhängig sind. Diese können in einem Satz der Importdatei nur einmalig, d.h. in nur einer Sprache angegeben werden. Dazu ist in jedem Fall auch der zugehörige Sprachschlüssel anzugeben. Sollen die Bezeichnungen in mehreren Sprachen geführt werden, sind für denselben Stammsatz mehrere Datensätze in der Importdatei vorzusehen, die sich im Sprachschlüssel und in den Bezeichnungen unterscheiden.

Für bestimmte Schlüssel und Attribute kann eine Umsetzung vor der Verarbeitung spezifiziert werden. Dazu ist im Kopfteil der IMPORT-Maske eine Umsetzgruppe zu spezifizieren. Zu dieser Umsetzgruppe müssen über die Anwendung <Umsetzgruppe Zuordnungen> (UMSOBJ) Umsetzungen von externen in interne Schlüssel definiert worden sein. Unterstützt wird die Umsetzung von Gesellschafts- und Geschäftsbereichs-Schlüsseln in allen Anwendungen, die entsprechende Daten verarbeiten. Ggfs. wird dabei auch noch nach Schlüssel und IC-Gesellschaft bzw. IC-Geschäftsbereich unterschieden.

Vor der Übernahme der Datenbestände in IDL Konsis müssen bestimmte Stammdaten in IDL Konsis definiert worden sein, z.B.:

• Kontenplan für die Übernahme von Kontonummern
• Positionsplan für die Übernahme von Positionsnummern
• Konten für die Übernahme von Berichtsdaten und Konto-Positions-Zuordnungen
• Positionen für die Übernahme von Konto-Positions-Zuordnungen
• Datenarten und Perioden für die Übernahme von Berichtsdaten
• Währungskennzeichen für die Übernahme von IC-Salden mit Angabe einer Transaktionswährung
• Gesellschaften für die Übernahme von Berichtsdaten einschl. der Angaben der IC-Gesellschaft in IC-Salden
• Unternehmensbereiche für die Übernahme von Berichtsdaten einschl. der Angaben der IC-Geschäftsbereiche in IC-Salden

3.5 Fehlerbehandlung

Beim Importvorgang werden die in der Datei spezifizierten Daten mit allen Plausibilitätsprüfungen wie bei der Dialog-Eingabe direkt in die IDL Konsis-Datenbank übergeleitet. Zu Beginn des Import-Vorgangs und in jedem Fehler-Fenster besteht das Wahlrecht,

• jeden abgewiesenen fehlerhaften Satz einzeln in einem Anzeige-Fenster zu sehen oder
• ohne Einzel-Anzeige bis zum <Endefenster> zu verarbeiten.

Bei der Verarbeitung festgestellte Fehler werden im Normalfall in einem Anzeigefenster gemeldet. Die Fehleranzeige gibt die Nummer des fehlerhaften Satzes, den fehlerhaften Satz (sofern darstellbar), die Fehlermeldung, das fehlerhafte Feld und den fehlerhaften Feldinhalt an. In diesem Fenster kann gesteuert werden, ob weitere Fehler ebenfalls im Meldungsfenster ausgegeben werden sollen (<OK>) oder ob weitere Fehleranzeigen unterdrückt werden sollen (<Alles Akzeptieren>). Als dritte Variante kann durch <Abbrechen>die Verarbeitung sofort beendet werden. Das kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn die zu importierenden Daten einen systematischen Fehler enthalten, der für alle Datensätze zutrifft. Bereits verarbeitete Sätze sind aber bereits in der Datenbank gespeichert.

Unabhängig von der Anzeige des Meldungsfensters werden Fehlerhafte Sätze einschließlich der Fehlermeldungen und der lfd. Satz-Nummer jeweils in eine separate Protokolldatei geschrieben. Der Name der Protokolldatei wird immer aus der verarbeiteten Datei abgeleitet, indem der Suffix '.TXT' durch den Suffix '.PRT' ersetzt wird. Ist bereits eine Datei dieses Namens vorhanden, wird diese umbenannt durch den ersten freien dreistelligen nummerischen Suffix, also '.001', '.002' etc. Auf diese Weise werden der Protokolle aller Importvorgänge für einen Datenbestand archiviert.

Jede Protokolldatei <Dateiname>.PRT kann nach Verarbeitungsende über einen separaten Menüpunkt in IMPORT per Editor angezeigt und ggf. korrigiert werden. Sind die Fehler bereinigt, kann so aus .PRT wieder .TXT gemacht werden (<Speichern unter>) und nur diese bereinigten Fehlerkorrekturen können noch einmal übernommen werden. Dabei werden die eingeblendeten Fehler-Informationen (** in Spalte 1-2) aus dem 1.Übernahmelauf überlesen. Alternativ kann im Dateidialog die korrigierte Protokolldatei selbst als Importdatei spezifiziert werden.

Neben Fehlermeldungen geben Importanwendungen auch Warnungen aus. Diese werden analog den Fehlermeldungen im Meldungsfenster ausgegeben, haben aber andere Buttons:

• <Akzeptieren> bedeutet, dass diese Warnung als Fehler interpretiert werden soll. Die weitere Behandlung ist wie im Fehlerfall (u.a. Aufnahme in die Protokolldatei).
• <Alles Akzeptieren> bedeutet, dass nicht nur die aktuell angezeigte Warnung, sondern auch alle folgenden Warnungen als Fehler behandelt werden sollen, ohne dass der Warnungdialog erneut ausgegeben wird. Dieses Verhalten ist unabhängig von der Art der Warnung.
• <Ignorieren> bedeutet, dass diese Warnung ignoriert werden soll. Das heißt, der Satz wird weiterverarbeitet und ggfs. in der Datenbank gespeichert.
• <Alles Ignorieren> bedeutet, dass nicht nur die aktuell angezeigte Warnung, sondern auch alle folgenden Warnungen ignoriert werden sollen, ohne dass der Warnungsdialog ausgegeben wird. Dieses Verhalten ist unabhängig von der Art der Warnung.
• <Abbrechen> bewirkt einen sofortigen Abbruch der Verarbeitung. Bereits verarbeitete Sätze sind aber bereits in der Datenbank gespeichert.

Am Ende eines jeden Importvorgangs wird ein <Endefenster> mit einer Verarbeitungsstatistik mit Zählung korrekter und fehlerhafter Sätze ausgegeben. Die Informationen des <Endefensters>werden ebenfalls in die Protokolldatei geschrieben.

Über Schalter, die über den Menüpunkt <Extras> --> <Optionen> --> <Import/Export>erreichbar sind, kann eine Unterdrückung der Meldungsfenster gesteuert werden:

• <Meldungsdialog unterdrücken> bewirkt die Unterdrückung des Startfensters, aller Fenster mit Fehler- und Warnungsmeldungen sowie des Endefensters. Warnungen werden dabei ignoriert.
• <nur Startfenster unterdrücken> unterdrückt nur die Fenster mit Fehlermeldungen, nicht aber das Startfenster, das Endefenster und zumindest die erste Warnung.
• <Abschlussmeldung drucken> bewirkt, dass das Endefenster zwar nicht auf dem Bildschirm ausgegeben wird, aber unmittelbar auf dem Standard-Drucker ausgegeben wird.

4 Informationen zu den Schnittstellen zwischen SAP/R3 und IDL Konsis

Funktionsumfang und Bedienung der Standard-Schnittstellen zwischen SAP/R3 (Finanzbuchhaltung - FI, Controlling - CO sowie Anlagenbuchhaltung - AA) und IDL Konsis sind in einer gesonderten Dokumentation beschrieben.

5 Besondere Informationen zu den Standard-Schnittstellen zwischen der DCW-Finanzbuchhaltung (AS/400) und IDL Konsis

Die RPG-Schnittstellen zwischen der DCW-Finanzbuchhaltung und IDL Konsis werden zur Verfügung gestellt durch IL INTERNET LOGISTICS AG, Hamburg.

Zwischen der DCW-Finanzbuchhaltung und IDL Konsis gibt es Standard-
schnittstellen zur schnellen und sicheren Überleitung für folgende
Daten:                           Stand ab DCW-Releasestand ab 3.3.x

   

! Grundsätzlich werden nur Konten und Salden von solchen Mandanten
   übernommen, die im DCW-Mandantenstamm unter "Fibu allgemein"
   einen Eintrag im Feld IDL-Gesellschaft haben !





-  Stamm-/Grunddaten (Übernahme aus den Kontenblättern)
   
  - Kontenplan je Konzerngruppe

   - bei Hauptkonten mit Unterkonten/Adressnummern
     wird zusätzlich ein Erweiterungshauptkonto erzeugt
     (normales Hauptkonto + "E")

     

 Beachte:
     
 Sofern man in DCW mit Verdichtungsschlüsseln arbeitet, werden
     diese in der Schnittstelle  n i c h t  unterstützt!
     IDL Konsis arbeitet in solchen Fällen über Verdichtungskonten.
     Diese Einrichtungen über Verdichtungskonten müssen deshalb
     in IDL Konsis einmalig über den Gesellschaftskontenplan
     manuell vorgenommen und laufende Veränderungen parallel
     nachgepflegt werden.
     Falls man dieses unterlässt, kann man die Bilanz/GuV aus KONSIS
     nicht mit der aus DCW vergleichen.

   
 - Kontenzuordnungen zu Bilanz- und GuV-Positionen
     gemäss 1.Versionsstruktur (DCW-Tab. B0702 und B0703)

   - Kontensalden/Stichtagsdaten (Übernahme aus Haupt-/Unterkonten)
   
 - pro Hauptkonto einen Saldensatz
   
 - bei Hauptkonten mit Unterkonten/Adressnummern im Fall
     einer 'Saldo dreht'-Position ein weiterer Saldensatz;
     bei Gesellschaften mit 'unechten Mandanten'/s.u. wird die
     'Saldo dreht'-Funktion erst nach dem Gesamtsaldo aller
     zugehörigen Mandanten ausgelöst.
   
 - bei Intercompany-Bilanzhauptkonten mit Unterkonten
     ein Saldensatz je Unterkonto, falls das Hauptkonto in der DCW-
     Tabelle B3201 (oder N0301, N0401 oder N0501...) von Ihnen als
     'I'-Konto definiert ist

-  IC-Konzern-Verrechnungssalden (Übernahme aus den einzelnen
   Buchungszeilen für verbundene Unternehmen, die in der Tabelle
   DCWM/BICOBAL lfd. aktualisiert werden)

   - Voraussetzung hierfür ist, dass die entsprechenden
     Bilanz-Hauptkonten im Kontenblatt von DCW mit "05" =
     Konzernverrechnung gekennzeichnet sind und deren
     Unterkonten mit entsprechenden Mandantennummern
     versehen sind. Das heisst, dass man verbundene Unternehmen,
     die nicht im DCW-Fibu-System des Rechners stehen, zu-
     sätzlich als "ferne" Mandanten mit IDL-Gesellschaftsnummer
     im DCW-Fibu-System Ihres Rechners einpflegen muss.
     Wir empfehlen, auch die Mandanten einzutragen, die z.Zt.
     bei Ihnen nicht konsolidiert werden. Falls dies nicht
     gewollt ist, sollte man einen sog. DUMMY-Mandanten mit einer
     DUMMY-IDL-Gesellschaft anlegen und die entsprechenden
     Unterkonten mit diesem DUMMY-Mandanten versehen.
     Somit vermeidet man Fehlermeldungen bei der Batch-
     Übernahme der Intercompany-Salden.
     
ACHTUNG: Die Übernahme der IC-Konzern-Verrechnungssalden
              ist alleine nicht wiederholbar, da Hauptkonten-
              salden verändert werden.
              Falls eine Wiederholung notwendig sein sollte,
              so sind die entsprechenden Hauptkonten über
              KTOSAL vorher zu löschen und wieder einzulesen.



Schema der Überleitung -----------------------------------------------

                   
+----------------------------+
                   |                            |
                   | 1.Bereitstellung AS/400    |
                   |   DCW Finanzbuchhaltung    |
                   |   Menüpunkt: IDL           |
                   |                            |
                   +----------------------------+
      DCW            v      DCW *)          |
   +==================+   +--------------+  |
   |- Übernehmen      |   | DCW/IDL      |  |
   |  Kontenplan      | + | Konvertier-  |->|
   |                  |   | Tabellen     |  |
 -<|                  |   | B3201+03/N0xxx  |
 | +==================+   +--------------+  |
 |  - ohne                                  |
 |    Fehlerprotokoll                       |
 |                                          |
 |                           DCW **)        v       DCW
 | +------------------+   +==================+   +==================+
 | |= IDL Kontenstamm |-->|- Übernehmen      |   |- Übernehmen      |
 |>|  Sach/Hauptkonten|   |  Kontensalden    |   |  IC-KonzVerrechn |
 | |  DCW:IKOBMST     |   |                  |   |                  |
 | |  IDL:KPKONTEN.TXT| -<|  mit DCW:IKOBMST | -<|  aus DCW:BICOBAL |
 | +------------------+ | +==================+ | +==================+
 |                      |  - bitte bearbeiten  |
 |                      |    Protokolle 1-3    |
 |                      |                      |
 | +------------------+ | +------------------+ |
 | |= IDL KtnZuordn.zu| | |= IDL Kontensalden| |
 |>|  Bil/GuV-Position| |>|  Sach/Hauptkonten| |
 | |  DCW:IAGGEXP     | | |  DCW:ISALEXP     | |
 | |  IDL:KPAGGKTO.TXT| | |  IDL:KPSALDEN.TXT| |
 | +------------------+ | +------------------+ |
 |                      | +------------------+ | +------------------+
 |                      | |= IDL IC-Unter-   | | |= IDL IC-KonzVerr |
 |                      |>|  kontensalden    | |>|  Buchungssalden  |
 |                      | |  DCW:ISICEXP     | | |  DCW:ISCCEXP     |
 |                      | |  IDL:KPICSALD.TXT| | |  IDL:KPICKONV.TXT|
 |                      | +------------------+ | +------------------+
 |                      v                      v
 |                 +----------------------------+
 |                 |                    ***)    |
 ----------------->| 2.Datenübertragung DCW/IDL |
                   | 3.FIBU - Übernahme         |
                   |   IDL Konsis: IMPORT       |
                   |                            |
                   +----------------------------+





Das Erstellen und Löschen der Bereitstellungsdateien auf der DCW-Seite
kann erfolgen

-   für einen einzelnen Mandanten

-   für mehrere Mandanten nacheinander fortschreibend in dieselbe(n)
    Bereitstellungsdatei(en), d.h. eine Selektion je Mandant ohne,
    dass zwischenzeitlich die Bereitstellungsdatei(en) gelöscht werden

-   konzernweite Übernahme entsprechend der DCW-Terminologie, d.h.
    alle Mandanten derselben Konzerngruppe
    EMPFEHLUNG: Das Löschen sollte immer konzernweit erfolgen.



In den DCW-Mandanten-Stammsätzen müssen zuvor unter
'Ändern Finanzbuchhaltung allgemein' folgende Einträge korrekt stehen:

-   die IDL-Gesellschaft

-   der IDL-Unternehmensbereich, sofern der DCW-Mandant keiner
    rechtlich selbständigen Gesellschaft entspricht; sonst leer,
    da in IDL seit dem EURO-Release98 kein Muss-Feld mehr.


    WICHTIG: Falls man in DCW Mandantenstämme kopieren sollte, so
             ändere oder lösche man unbedingt die IDL-Gesellschaft
             bzw. den IDL-Unternehmensbereich im neuen Mandanten.
             Man erhält sonst falsche Salden.

Durch das Weglassen beider Einträge im DCW-Mandantenstamm kann man
u.a. erreichen, dass besondere Budget- oder Testmandanten mit allen
Daten für IDL Konsis ausgeblendet bleiben und somit nicht übergeleitet
werden.
Wenn Ihnen dann doch nicht die Daten komplett für alle Mandanten mit
IDL-Gesellschafts-Nr. derselben Konzerngruppe ausgelesen werden,
muss man überprüfen, ob gemäss DCW-Standardkonventionen
möglicherweise eingeschränkte Mandanten-Berechtigungen vorliegen.



*)  bevor die Überleitung gestartet werden darf, sind einige DCW/IDL-
    Konvertiertabellen mit Zusatzdaten zu füllen, die bisher nicht in
    den DCW-Tabellen enthalten waren.
    Standardmässig werden dafür die Tabellen-Namen
    B2301 Konten mit Konto-Kennzeichen1+2
    N0303 Schlüsseltabelle für zulässige Konto-Kennzeichen1+2
    verwendet.
    
Seit dem DCW-Release 3.3.x wird der Eintrag im Kontenblatt im
    Feld Kontobestimmung bei 05=Konzernverrechnung mit folgenden
    Sonderheiten interpretiert:
    
 - Kontenstammdaten
      das Konto-Knz1 wird automatisch auf 'I' für Intercompany
      gesetzt, auch wenn das Konto nicht in der Konvertiertabelle
      B3201 (oder N0301, N0401 oder N0501...) steht
    
 - IC/Intercompany-Unterkontensalden
      (Z.Zt. müssen die entsprechenden Hauptkonten auch noch in der
      Tabelle B3201 mit Konto-Knz1 = 'I' definiert sein)
      es wird direkt die Mandanten-Nr. aus dem Feld <Verbundenes
      Unternehmen> des DCW-Unterkontos zur Umschlüsselung auf die
      IDL-Gesellschaft verwendet. In allen anderen Fällen wird
      versucht, über die DCW-Adressnummer den DCW-Mandantenstamm
      zu finden, aus dem dann die IDL-Gesellschaft geholt wird.

    

 Sofern die N03-Tabellen beim Kunden bereits belegt sind, müssen
    individuell andere Namen für IDL Konsis abgestimmt werden.
    Weitere Informationen kann man der Installationsanweisung für die
    DCW/IDL-Schnittstellen entnehmen; sie ist auf der CD von IDL Konsis
    im Pfad DOKU\DCW dokumentiert.


**) für die korrekte Überleitung der Salden muss zuvor immer erst der
    aktuelle IDL-Kontenstamm auf der AS/400 (IKOBMST) bereitgestellt
    sein, der aus den DCW Kontenblättern plus Zusatzinformationen aus
    den DCW/IDL Konvertiertabellen gebildet wird.
    
Wird das nicht befolgt, können folgende Fehlersituationen
    auftreten:
    
 - fehlende Vortragswerte bei Bilanzkonten wegen fehlendem Bil/GuV-
      Kennzeichen
    
 - fehlendes Saldensplitting f.deb.Kreditoren/kred.Debitoren /E-Ktn
    
 - fehlende Überleitung von IC/Intercompany-Unterkontensalden

    

 Folgende Salden-Protokolle werden erstellt und müssen bearbeitet
    werden:
    1. Liste mit
       - fehlenden Konten im IDL Kontenstamm auf der AS/400
       - nicht umsetzbaren Adressnummern im Unterkontenbereich
    
 2. Saldenliste
    
 3. Abstimmprotokoll für <Saldo-dreht-Positionen> mit Gesamtsalden
       über alle Mandanten einer Gesellschaft (entspricht DCW DEF12)

    

 Auf der DCW-Seite gibt es eine Zusatzschnittstellen-Option für das
    Bereitstellen von Plansalden in denselben Dateiformaten wie für
    Kontensalden. Im Bedarfsfall sollte IDL angesprochen werden.



***)Die Übergabedateien werden standardmässig auf der DCW-Seite in
    der Bibliothek DCWM bereitgestellt, während die BICOBAL-Basis-
    Tabelle als DCW-Tabelle in der Bibliothek DCWD geführt wird.
    Nach dem Ausführen der Übernahmeprogramme auf der AS/400 sind die
    genannten Schnittstellendateien bereitgestellt.
    Jetzt ist eine einfache Filetransfer-Funktion notwendig, die die
    Bereitstellungsdateien von der AS/400 in das lokale
    IDL\BATCH-Verzeichnis beim Empfänger überträgt (je Datei eine
    Filetransfer-Ikone beim Client).



Es gibt also eine klare Funktionsteilung für die 3 Phasen:
    
 1. Bereitstellung auf der AS/400

    2. Filetransfer von der AS/400 zum IDL Konsis-Client/PC
    
 3. Übernahme auf dem IDL Konsis-Client/PC



Weitere Voraussetzungen, die in der DCW-Fibu-Organisation zur
automatischen Überleitung erfüllt sein müssen:



Hinweis zum Feld DCW-Mandanten-Nr.:

 1.  Sofern vorhanden, sollte zwischen <echten> und <unechten>    DCW-Mandanten unterschieden werden:
    echte   = rechtlich selbständige, bilanzierende Gesellschaften
              im Sinne HGB
    unechte = Betriebsstätten/Niederlassungen, die nur Teil einer
              rechtlich selbständigen, bilanzierenden Gesellschaft
              im Sinne HGB sind
    Dabei muss für die Überleitung in IDL Konsis vorher abgestimmt
    werden, ob dieses unter dem Schlüssel <IDL-Gesellschafts-Nr.> oder
    <IDL-Unternehmensbereich> erfolgen soll.
    Zur weiteren Begriffsklärung nutzt man die Aktion
    <Hilfe/Anwendung> der IDL Konsis-Anwendungen GES und UBR.
2.  Da die Vergabe von Gesellschafts-Nrn. konzerneinheitlich zu
    erfolgen hat, sind auch für solche Gesellschaften in DCW
    Mandanten-Stammsätze anzulegen, für die die Buchhaltung nicht
    über DCW abgewickelt wird. Diese Mandanten-Nrn. können dann
    auch als <Verbundenes Unternehmen> bei Konzern-Verrechnungs-Konten
    wie nachfolgend beschrieben, verwendet werden.

 3.  Die Kontenplan-Nr. für IDL Konsis wird in allen DCW-Selektions-
    masken standardmässig mit DCW + XXX(=Nr. der DCW-Konzerngruppe)
    eingestellt, kann aber bei Bedarf überschrieben werden.



Empfehlung für die Konteneinrichtung:

 1.  Alle <IC/Intercompany-Bilanzhauptkonten> werden in DCW in allen
    Mandanten, d.h. konzerneinheitlich mit Unterkonten geführt.

 2   Alle <IC/Intercompany-Bilanzhauptkonten> werden in DCW mit der
    Kontobestimmung <Konzernverrechnung=05> versehen.

 3.  Alle Unterkonten zu diesen IC/Intercompany-Bilanzhauptkonten
    werden in DCW im Feld <Verbundenes Unternehmen> mit dem
    entsprechenden Mandanteneintrag versehen.



Nachfolgendes gilt nur, wenn die obige Empfehlung  n i c h t
eingehalten werden konnte:

- Mandanten-/Gesellschaftsstamm
  
 - Alle Konzernmutter- und Tochtergesellschaften im Sinne HGB müssen
    eine eindeutige DCW-Adress-Nummer über alle DCW-Mandanten haben
    und derselben DCW-Adressgruppe zugeordnet sein, besonders auch
    dann, wenn mit mehreren AS/400-Installationen gearbeitet wird.
    Das bedeutet zugleich, dass auch alle nicht über DCW abgerechneten
    Mandanten als sogenannte <ferne Mandanten> in DCW eingerichtet
    sein müssen.
    
 In allen DCW-Mandanten-Stammsätzen muss deshalb die entsprechende
    DCW-Adressnummer zugeordnet sein
  
 - Alle <unechten> Mandanten müssen derselben DCW-Adressgruppe
    zugeordnet sein wie der zugehörige 'echte' Mandant.
  
 - Sofern in DCW mit mehreren Konzerngruppen gearbeitet wird z.B.
    zur Einbeziehung ausländischer Einheitskontenpläne, und
    Intercompany-Beziehungen auszulesen sind, ist es notwendig, in
    dieser separaten DCW/IDL-Mandanten-Tabelle N0302 auch die
    entsprechende DCW-Adress-Nummer konzerngruppenübergreifend
    einzutragen.     (Tab. N0302 seit DCW Release 3.3.1 entfallen)


Kontenblätter/Kontenstamm

- Die für IDL Konsis zu verwendenden DCW-Bilanz/GuV-Positions-
  Zuordnungen und -Strukturen (1. Strukt. DCW-Tab. B0702, B0703)
  müssen bei allen einzubeziehenden DCW-Mandanten (<echte> und
  <unechte>) gleich sein.

Kontensalden

- Basis für die IDL Konsis-Daten ist immer die DCW-Kontenebene mit
  
 - Hauptkontensalden für alle Konten und

  - Unterkontensalden mit Adressnummern für
    
 IC-Kontokorrente       (Bilanz)
    
 IC-Leistungsaustausche (GuV)

IC-Konzern-Verrechnungen

 - Basis sind die in DCW fortgeschriebenen Buchungszeilen in der Datei
  BICOBAL
  
 ACHTUNG: Man beachte unbedingt, dass die Übernahme der
           IC-Konzern-Verrechnungen für eine Gesellschaft/
           Unternehmensbereich nur dann korrekt wiederholbar
           ist, wenn vorher die entsprechenden Hauptkontensalden
           gelöscht und neu übernommen wurden.
           Andernfalls werden die Daten mit jedem Lauf multiplikativ
           in die Intercompanykonten gestellt und vom Saldo des
           entsprechenden Hauptkontos reduziert.
         - Ebenfalls sollte man darauf achten, ob neue
           Intercompanykonten im Gesellschaftskontenplan, sowie
           im Konzernkontenplan erzeugt wurden (7. Stelle eines
           Kontos = "I") und ob die automatischen Zuordnungen dieser
           Konten zur GuV-Position korrekt sind.
           Sie werden vom System so erzeugt wie die entsprechenden
           Hauptkonten, ohne "I" an der 7. Stelle.
           Falls sie nicht in die AE-Konsolidierung einfliessen,
           muss man das Konzernverarb.-Kennzeichen zunächst
           aus dem Konzernkonto und dann auch aus dem Gesellschafts-
           konto entfernen.

6 Start des Imports über die Kommandozeile

IDL Konsis stellt die Möglichkeit zur Verfügung, den Import über die Kommandozeile zu starten. Dazu ist der Aufruf

java -jar import.jar [options] 

im Verzeichnis "load" durchzuführen.

Mit der Option "/help" wird folgende Auflistung der möglichen Optionen mit Kurzbeschreibung gegeben:

java -jar import.jar /help

usage: java -jar import.jar [options]

option: 
 /help              this Helptext
        
 /mode=h          Applicationserver Mode
        
 /debug             turn on debug output
        
 /i=...             ini-File Name
        
 /ServerLogDebug    turn on debug output into the logfile of the server
        
 /dbms=...          the dbms
        
 /hostname=         appserver hostname

 /port=             appserver port
        
 /useSSL Encrypted connection
 /useOwnTruststore
 /truststore= path to idlcert file
 /dbname=           database name
        
 /username=         username
        
 /pass=...          the users password
        
 /modulname=        eg. TXTSALD, TXTANLBEW ...
        
 /filename=         eg.  KPKONTEN.txt
        
 /logfile=          logfile
        
 /jobid=            for running IEJobs,  the id number of job (in this case: 
 FORMATNAME "#DB", FILENAME void)
        
 /formatname=       IEF Import/Export-Format-Id   defined in application IEFFEL
        
 /KTK=              <group/sub-group>        
 /GES=              <company>        
 /UBR=              <business unit>        
 /ABR=              <closing date actual period>        
 /VABR=             <from period>        
 /FAC=              <chart of accounts>        
 /AGB=              <chart of positions>        
 /AGG=              <position>        
 /KTP=              <chart of cost centers>        
 /KST=              <cost center>        
 /SPR=              <language>        
 /UMS_GUI=          <transformation group>        
 /EX_FAC=           <ex fac>        
 /LANG=             language of messages: DEU (default) | ENG | USA | FRA | SPA
        
 /MIT_VORTRAG=      <with carry-forward: X>        
 /IMPORT_WARNING_IGNORE=false|true (true: ignore all WARNINGS-MESSAGES, false= ERROR)

Beispiel für den Start eines Dateiimports:

java -jar import.jar /i=C://Konsis//system//idldb.ini /mode=h /hostname=idlapplicationserver /port=1234 /useSSL /useOwnTruststore /truststore=<appdata>\Roaming\IDL\webstart\idlcert /formatname=#TXT /modulname=TXTANLBEW /filename=c://tmp/anlbew_Import.txt /dbms=MSSQL /dbname=IDLDB /username=idladmin /pass=idladminpass /logfile=//C://TMP//import.log /UMS_GUI=MEINE_UMS

Beispiel für den Start eines vorhandenen IEJobs:

java -jar import.jar /i=C://Konsis//system//idldb.ini /mode=h /
hostname=idlapplicationserver /port=1234 /useSSL
/useOwnTruststore /truststore=<appdata>\Roaming\IDL\webstart\idlcert /formatname=#DB /jobid=100 /dbms=MSSQL
/dbname=IDLDB /username=idladmin /pass=idladminpass /logfile=//C://TMP//import.log /UMS_GUI=MEINE_UMS

Spezielle Option "IMPORT_WARNING_IGNORE":

Mit dieser Option und dem Wert 'TRUE' können evtl. auftretende WARN-Meldung aus den Importprogrammen, die beim Import über Kommandozeile normalerweise automatisch zu Fehlern werden, ignoriert werden. Dies entspricht dem Button "Alles ignorieren" beim Start des Importes via Import-Menü. Die Prüfung des Datensatzes wird dann automatisch weiter fortgeführt bis zum nächsten Fehler oder Ende der Prüfungen.

6.1 Fehlerbehandlung

Es ist möglich im Parameter /logfile= eine Logdatei zusätzlich zum Protokoll anzugeben. Enthält dieser Parameter keinen Wert, also "/logFile=", werden die Ausgaben auf Standard Out ausgegeben. Ist dieser Parameter nicht angegeben, werden die Ausgaben so wie bisher in <Modulname>.log geschrieben.

Diese Logdatei wird zusätzlich zum Protokoll mit technischen Details zur Ausführung inkl. Returncode geschrieben.

Die ReturnCodes sind folgendermassen definiert:

0

fehlerfrei

200

fachlicher Importfehler

-1

sonstiger Fehler

-5

Fehler beim Login

-202

Dateifehler

-203

Format nicht gefunden

-204

Modul nicht gefunden

-205

Umsetzgruppe nicht gefunden

-206

Fehler bei der Jobinitialisierung

-207

IEJob nicht ausführbar

-208

IEJob bereits gestartet

java -jar import.jar /help 

gibt die Hilfe mit allen möglichen Parametern zum Aufruf aus.